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2.1 Verfahren / Methoden

Verfahren / Methoden

Überblick

Der öffentliche Auftraggeber hat im hier relevanten Oberschwellenbereich grundsätzlich die Wahlfreiheit zwischen

  • dem offenen Verfahren
  • und dem nicht offenen Verfahren, das stets einen Teilnahmewettbewerb umfasst.

Die weiteren Vergabeverfahrensarten

  • Verhandlungsverfahren,
  • wettbewerblicher Dialog und
  • Innovationspartnerschaft

sind nur zulässig, wenn die jeweiligen Voraussetzungen vorliegen.

Eine Ausnahme bildet insoweit die Sektorenverordnung, wonach der öffentliche Auftraggeber Wahlfreiheit zwischen dem offenen, dem nicht offenen, dem Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb sowie dem wettbewerblichen Dialog hat.

Zur Wahl der für das konkrete Vergabeverfahren zutreffendsten Verfahrensart sind nicht nur die gesetzlichen Vorgaben zu beachten. Vielmehr hat der Auftraggeber daneben die Überlegung anzustellen, ob vor der Aufforderung zur Angebotsabgabe eine Eignungsprüfung erfolgen soll – dann ist eine Verfahrensart mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb zu wählen – und ob die spätere vertragliche Situation einseitig durch den Auftraggeber definiert werden soll oder vielmehr ein Austausch mit den Bietern stattfinden soll – dann ist eine Verfahrensart mit Verhandlungen zu wählen.

Im Fall der Durchführung eines Verhandlungsverfahrens oder eines wettbewerblichen Dialogs können die Abstimmungen mit den Unternehmen schriftlich erfolgen, im Rahmen eines Meetings oder webbasiert (z.B. Webmeeting).

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2.1.1Offenes Verfahren 2.1.1Offenes Verfahren

Das offene Verfahren ist immer zulässig. Es stellt gemeinsam mit dem nicht offenen Verfahren den Regelfall der Vergabe dar.

Verfahrensablauf. Beim offenen Verfahren wendet sich der öffentliche Auftraggeber über eine Bekanntmachung der Ausschreibung an eine unbeschränkte Zahl von Unternehmen. Auf diese Weise können die Unternehmen entscheiden, ob sie sich am Verfahren beteiligen und die Vergabeunterlagen abfordern. Die Vergabeunterlagen werden an alle abfordernden Unternehmen versendet. Das offene Verfahren stellt daher den größtmöglichen Wettbewerb sicher, da jedes Unternehmen durch Einreichung eines Angebots am Verfahren teilnehmen kann, ohne dass der Teilnehmerkreis eingeschränkt ist. Nach Angebotsabgabe ist eine Veränderung des Angebotsinhaltes und der Angebotspreise nicht mehr zulässig. Nachverhandlungen sind nicht vorgesehen. Aufklärungen sind möglich.

Offenes Verfahren
Offenes Verfahren

Der Auftraggeber hat die Möglichkeit, im Rahmen des offenen Verfahrens eine elektronische Auktion durchzuführen (vgl. 2.1.8. Dynamische und elektronische Methoden). Ferner kann der öffentliche Auftraggeber festlegen, dass Angebote in Form eines elektronischen Katalogs einzureichen sind oder einen solchen zumindest beinhalten müssen (vgl. 2.1.8. Dynamische und elektronische Methoden).

Mindestfristen. Im Rahmen des offenen Verfahrens gelten folgende Mindestfristen:

Angebotsfrist:

  • Grundsatz: Mindestens 35 Tage
  • Verkürzungsmöglichkeit: 5 Tage, sofern der Auftraggeber eine elektronische Angebotsübermittlung akzeptiert

Ausnahme (besondere Dringlichkeit):

  • Nicht weniger als 15 Tage

Im Übrigen sind die allgmeinen Regelungen zur Fristsetzung und -verlängerung zu beachten (vgl. 2.1.6. Angemessene Fristen).

2.1.2Nicht offenes Verfahren 2.1.2Nicht offenes Verfahren

Das nicht offene Verfahren ist immer zulässig. Es stellt gemeinsam mit dem offenen Verfahren den Regelfall der Vergabe dar.

Verfahrensablauf. Im nicht offenen Verfahren findet – anders als im offenen Verfahren – vor der Aufforderung zur Abgabe von Angeboten ein Teilnahmewettbewerb statt, bei dem zunächst die Eignung der Bewerber festgestellt wird.

Der Prüfungsmaßstab und die erforderlichen Eignungsnachweise werden zuvor im Bekanntmachungstext mitgeteilt. Sofern eine Reduzierung der Bewerber nach dem Abschluss des Teilnahmewettbewerbs auf eine festgelegte Anzahl an Bewerbern erfolgen soll, muss dies ebenfalls bereits im Bekanntmachungstext kommuniziert werden mitsamt der objektiven Kriterien, anhand derer die Reduzierung erfolgen soll.

Nur diese ausgewählten Bewerber werden im Anschluss zur Angebotsabgabe aufgefordert und dürfen bei der Angebotsauswertung berücksichtigt werden. Die Angebote von Unternehmen, die keinen Teilnahmeantrag abgegeben haben, sind in der Angebotsphase nicht zuzulassen.

Ab der Versendung der Aufforderung zur Angebotsabgabe entspricht das Verfahren den Ausführungen zum offenen Verfahren. Das bedeutet folglich, dass nach Angebotsabgabe eine Veränderung des Angebotsinhaltes und der Angebotspreise wie im offenen Verfahren nicht mehr zulässig ist. Nachverhandlungen finden nicht statt. Aufklärungen sind möglich.

 

Nicht offenes Verfahren
Nicht offenes Verfahren

Der Auftraggeber hat die Möglichkeit, im Rahmen des offenen Verfahrens eine elektronische Auktion durchzuführen (vgl. 2.1.8. Dynamische und elektronische Methoden). Ferner kann der öffentliche Auftraggeber festlegen, dass Angebote in Form eines elektronischen Katalogs einzureichen sind oder einen solchen zumindest beinhalten müssen (vgl. 2.1.8. Dynamische und elektronische Methoden).

Mindestfristen – Teilnahmewettbewerb. Im Rahmen des nicht offenen Verfahrens gelten für den Teilnahmewettbewerb folgende Mindestfristen:

Teilnahmefrist:

  • Grundsatz: Mindestens 30 Tage
  • keine Verkürzungsmöglichkeit

Ausnahme (besondere Dringlichkeit):

  • Nicht weniger als 15 Tage

Im Übrigen sind die allgmeinen Regelungen zur Fristsetzung und -verlängerung zu beachten (vgl. 2.1.6. Angemessene Fristen).

Besonderheiten SektVO

§ 15 Abs. 2 SektVO nimmt hinsichtlich der Untergrenze der Teilnahmefrist anders als die VgV und die VOB/A (EU) keinen Bezug auf eine besondere Dringlichkeit.

Mindestfristen – Angebotsphase. Im Rahmen des nicht offenen Verfahrens gelten für den Teilnahmewettbewerb folgende Mindestfristen:

Angebotsfrist:

  • Grundsatz: Mindestens 30 Tage
  • Verkürzungsmöglichkeit: 5 Tage, sofern der Auftraggeber eine elektronische Angebotsübermittlung akzeptiert
  • Bei Festlegung im gegenseitigen Einvernehmen: Mindestens 10 Tage, wenn eine Festlegung im gegenseitigen Einvernehmen nicht erfolgt

Ausnahme (besondere Dringlichkeit):

  • Nicht weniger als 10 Tage

Im Übrigen sind die allgmeinen Regelungen zur Fristsetzung und -verlängerung zu beachten (vgl. 2.1.6. Angemessene Fristen).

2.1.3Verhandlungsverfahren 2.1.3Verhandlungsverfahren

Auftraggebern steht unter gesetzlich definierten Voraussetzungen die Möglichkeit offen, Vergabeverfahren als Verhandlungsverfahren mit oder ohne Teilnahmewettbewerb durchzuführen. Diese beiden Verfahrensarten sind an unterschiedliche Voraussetzungen geknüpft. Verhandlungsverfahren erlauben es den Auftraggebern, mit den am Verfahren beteiligten Unternehmen in einem gesetzlich begrenzten Rahmen unter Wahrung der vergaberechtlichen Grundsätze zu verhandeln (z.B. über den genauen Leistungsumfang, die vertragliche Ausgestaltung etc.).

Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb

Zulässigkeit. Das Verhandlungsverfahren ist wie der wettbewerbliche Dialog zulässig, soweit dies durch die gesetzlichen Bestimmungen ausnahmsweise gestattet ist. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn die Eigenart des Leistungsgegenstandes dies erfordert. Die Eigenart des Leistungsgegenstandes rechtfertigt insbesondere dann ausnahmsweise die Durchführung eines Verhandlungsverfahrens mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb, wenn:

  • der konkrete Bedarf des öffentlichen Auftraggebers nicht ohne eine Anpassung der auf dem Markt bereits verfügbaren Lösungen erfüllt werden kann,
  • der zu vergebende Auftrag konzeptionelle oder innovative Lösungen umfasst,
  • die Komplexität des zu vergebenden Auftrags so hoch ist, dass eine Zuschlagserteilung nicht ohne vorherige Verhandlungen möglich ist,
  • die zu vergebenden Leistungen oder die technischen Spezifikationen – insbesondere in der technischer Hinsicht – nicht hinreichend genau beschrieben werden können oder
  • im Rahmen der Durchführung eines offenen oder nicht offenen Verfahrens keine ordnungsgemäßen oder nur unannehmbare Angebote eingereicht wurden.
Besonderheiten SektVO

Eine Ausnahme bildet insoweit die Sektorenverordnung, wonach der öffentliche Auftraggeber nach seiner Wahl das Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb durchführen kann.

Verfahrensablauf. Das Verhandlungsverfahren ist an relativ geringere formale Voraussetzungen gebunden. Der öffentliche Auftraggeber kann daher das Verfahren flexibler gestalten.

Im Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb findet vor der Aufforderung zur Abgabe von Angeboten ein Teilnahmewettbewerb statt, bei dem zunächst die Eignung der Bewerber festgestellt wird.

Der Prüfungsmaßstab und die erforderlichen Eignungsnachweise werden zuvor im Bekanntmachungstext mitgeteilt. Sofern eine Reduzierung der Bewerber nach dem Abschluss des Teilnahmewettbewerbs auf eine festgelegte Anzahl an Bewerbern erfolgen soll, muss dies ebenfalls bereits im Bekanntmachungstext kommuniziert werden mitsamt der objektiven Kriterien, anhand derer die Reduzierung erfolgen soll.

Nur diese ausgewählten Bewerber werden im Anschluss zur Angebotsabgabe aufgefordert und dürfen bei der Angebotsauswertung berücksichtigt werden. Die Angebote von Unternehmen, die keinen Teilnahmeantrag abgegeben haben, sind in der Angebotsphase nicht zuzulassen.

Charakteristisch für das Verhandlungsverfahren ist, dass der öffentliche Auftraggeber mit den ausgewählten Unternehmen den konkreten Auftrag und die Vertragsbedingungen verhandelt, denn er hat sich in der Ausschreibung des Auftrags gerade noch nicht in allen Einzelheiten festgelegt. Deshalb sind anders als im offenen und nicht offenen Verfahren im Rahmen des Verhandlungsverfahrens auch nach dem Angebotseingang noch Verhandlungen über den Leistungsgegenstand und die Angebotspreise zulässig. Die definierten Mindestanforderungen und Zuschlagskriterien sind jedoch nicht Gegenstand der Verhandlungen. Auch über die finalen Angebote finden keine Verhandlungen statt.

Danach beginnt auf Grundlage der Bekanntmachung / Vergabeunterlagen und der Angebote der Verhandlungsprozess. Dieser kann mehrere Runden durchlaufen (Verhandlungen in verschiedenen aufeinander folgenden Phasen).

Es haben sich zwei mögliche Vorgehensweisen entwickelt – die sogenannte parallele Strategie und die lineare Strategie.

Bei der parallelen Strategie bleiben die Bieter im Wettbewerb, da der öffentliche Auftraggeber bis zur Entscheidung über den Zuschlag Verhandlungen mit mehreren Bietern führt.

Bei der linearen Strategie wird bereits im Rahmen des Verhandlungsprozesses die Bieteranzahl reduziert, indem frühzeitig die Angebote aussortiert werden, die hinter den Angeboten anderer Bieter zurückbleiben und deshalb keine Chance auf den Zuschlag haben. Dieses Vorgehen ist nur zulässig, sofern dies in der Auftragsbekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen bekanntgemacht wurde. Hierzu bildet der Auftraggeber eine vorläufige Wertung und Rangfolge der Angebote anhand der kommunizierten Kriterien.

Auch eine Kombination beider Strategien ist möglich.

Nach Abschluss der Verhandlungsrunden informiert der Auftraggeber die Bieter diesbezüglich und fordert sie zur Abgabe eines optimierten Angebotes unter Berücksichtigung der Aspekte aus den Verhandlungen auf.

Sofern der Auftraggeber sich eine Zuschlagserteilung auf Grundlage der Erstangebote, also ohne Durchführung von Verhandlungsrunden, explizit in der Auftragsbekanntmachung oder in der Aufforderung zur Interessensbestätigung vorbehalten hat, ist auch ein solches Vorgehen zulässig, sofern die Angebote keine Unklarheiten oder aufklärungsbedürftige Sachverhalte enthalten und die Bestimmung der Leistungsinhalte nach Ansicht des Auftraggebers keiner weiteren Verhandlungen zur Konkretisierung der Leistungsinhalte bedarf. Hat sich der Auftraggeber ein solches Vorgehen nicht vorbehalten, dürfen die Bieter davon ausgehen, dass mindestens eine Verhandlungsrunde stattfindet.

In jedem Fall muss der Verhandlungsprozess vergaberechtlichen Grundsätzen entsprechen (z.B. dem Wettbewerbs-, Gleichbehandlungs- und Transparenzgebot).

Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb
Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb

Der Auftraggeber hat die Möglichkeit, im Rahmen des offenen Verfahrens eine elektronische Auktion durchzuführen (vgl. 2.1.8. Dynamische und elektronische Methoden). Ferner kann der öffentliche Auftraggeber festlegen, dass Angebote in Form eines elektronischen Katalogs einzureichen sind oder einen solchen zumindest beinhalten müssen (vgl. 2.1.8. Dynamische und elektronische Methoden).

Mindestfristen – Teilnahmewettbewerb. Im Rahmen des Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb gelten für den Teilnahmewettbewerb folgende Mindestfristen:

Teilnahmefrist:

  • Grundsatz: Mindestens 30 Tage
  • keine Verkürzungsmöglichkeit

Ausnahme (besondere Dringlichkeit):

  • Nicht weniger als 15 Tage

Im Übrigen sind die allgemeinen Regelungen zur Fristsetzung und –verlängerung zu beachten (vgl. 2.1.6. Angemessene Fristen).

Besonderheiten SektVO

§ 15 Abs. 2 SektVO nimmt hinsichtlich der Untergrenze der Teilnahmefrist anders als die VgV und die VOB/A (EU) keinen Bezug zu einer besonderen Dringlichkeit.

Mindestfristen – Angebotsphase. Im Rahmen des Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb gelten für die Angebotsphase folgende Mindestfristen:

Angebotsfrist:

  • Grundsatz: Mindestens 30 Tage
  • Verkürzungsmöglichkeit: 5 Tage, sofern der Auftraggeber eine elektronische Angebotsübermittlung akzeptiert
  • Bei Festlegung im gegenseitigen Einvernehmen: Mindestens 10 Tage, wenn eine Festlegung im gegenseitigen Einvernehmen nicht erfolgt

Ausnahme (besondere Dringlichkeit):

  • Nicht weniger als 10 Tage

Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb

Zulässigkeit. Die Durchführung eines Verhandlungsverfahrens ohne vorgeschalteten Teilnahmewettbewerb ist zulässig, soweit dies durch die gesetzlichen Bestimmungen ausnahmsweise gestattet ist. Das Verhandlungsverfahren erfolgt in diesem Fall unter besonderen Voraussetzungen. Die Durchführung eines Verhandlungsverfahrens ohne vorgeschalteten Teilnahmewettbewerb ist insbesondere zulässig, wenn:

  • im Rahmen der Durchführung eines offenen oder nicht offenen Verfahrens keine ordnungsgemäßen oder nur unannehmbare Teilnahmeanträge bzw. Angebote gelegt wurden,
  • der konkret zu vergebende Auftrag nur durch ein bestimmtes Unternehmen erbracht oder bereitgestellt werden kann,
  • eine besondere Dringlichkeit, die der öffentliche Auftraggeber nicht zu vertreten hat, es in zeitlicher Hinsicht unmöglich macht, ein offenes oder nicht offenes Verfahren durchzuführen,
  • eine Lieferleistung beschafft werden soll, die ausschließlich zu Forschungs-, Versuchs-, Untersuchungs- oder Entwicklungszwecken hergestellt wurde,
  • zusätzliche Lieferleistungen des ursprünglichen Auftragnehmers beschafft werden sollen, die lediglich eine Erneuerung oder Erweiterung der bereits erbrachten Leistung darstellen und ein Wechsel des Auftragnehmers unter technischen Aspekten nicht zweckmäßig wäre,
  • wenn es sich um eine auf einer Warenbörse notierte und gekaufte Lieferleistung handelt,
  • eine besonders günstige Beschaffung aus Geschäftsauflösungen, der Insolvenzmasse o.Ä. möglich ist,
  • im Anschluss an einen Planungswettbewerb ein Dienstleistungsauftrag nach den Bedingungen dieses Wettbewerbs an den Gewinner oder an einen der Preisträger vergeben werden muss oder
  • eine Dienstleistung beschafft werden soll, die in der Wiederholung gleichartiger Leistungen besteht.

Das Verhandlungsverfahren ohne vorherige öffentliche Bekanntmachung schränkt den vergabe-rechtlichen Grundsatz des Wettbewerbs ein, da der öffentliche Auftraggeber im Rahmen seines Ermessens selbst entscheidet, welche Unternehmen er zur Angebotsabgabe auffordert. Vor diesem Hintergrund ist die Zulässigkeit der Durchführung eines solchen Verfahrens gründlich zu prüfen.

Verfahrensablauf. Bei einem Verhandlungsverfahren ohne vorgeschalteten Teilnahmewettbewerb werden die vom öffentlichen Auftraggeber ausgewählten Teilnehmer gleich und ohne vorherige Bekanntmachung zur Angebotsabgabe aufgefordert.

Das Verhandlungsverfahren ist an relativ geringere formale Voraussetzungen gebunden. Der öffentliche Auftraggeber kann daher das Verfahren flexibler gestalten. Charakteristisch für das Verhandlungsverfahren ist, dass der öffentliche Auftraggeber mit den ausgewählten Unternehmen – hierbei kann es sich um ein Unternehmen oder mehrere handeln – kann es sich  den konkreten Auftrag und die Vertragsbedingungen verhandelt, denn er hat sich in der Ausschreibung des Auftrags gerade noch nicht in allen Einzelheiten festgelegt. Deshalb sind anders als im offenen und nicht offenen Verfahren im Rahmen des Verhandlungsverfahrens auch nach dem Angebotseingang noch Verhandlungen über den Leistungsgegenstand und die Angebotspreise zulässig.

Nach Ablauf der Angebotsfrist kann die Anzahl der teilnehmenden Bieter anhand der mitgeteilten Zuschlagskriterien reduziert werden. Dies erfolgt aufgrund einer vorläufigen Wertung und Bildung einer vorläufigen Rangfolge. Danach beginnt auf Grundlage der Bekanntmachung / Vergabeunterlagen und der Angebote der Verhandlungsprozess. Dieser kann mehrere Runden durchlaufen.

Es haben sich zwei mögliche Vorgehensweisen entwickelt – die sogenannte parallele Strategie und die lineare Strategie.

Bei der parallelen Strategie bleiben die Bieter im Wettbewerb, da der öffentliche Auftraggeber bis zur Entscheidung über den Zuschlag Verhandlungen mit mehreren Bietern führt.

Bei der linearen Strategie wird bereits im Rahmen des Verhandlungsprozesses die Bieteranzahl reduziert, indem frühzeitig die Angebote aussortiert werden, die hinter den Angeboten anderer Bieter zurückbleiben und deshalb keine Chance auf den Zuschlag haben.

Auch eine Kombination beider Strategien ist möglich.

Nach Abschluss der Verhandlungsrunden informiert der Auftraggeber die Bieter diesbezüglich und fordert sie zur Abgabe eines optimierten Angebotes unter Berücksichtigung der Aspekte aus den Verhandlungen auf.

Sofern der Auftraggeber sich eine Zuschlagserteilung auf Grundlage der Erstangebote, also ohne Durchführung von Verhandlungsrunden, explizit in der Auftragsbekanntmachung oder in der Aufforderung zur Interessensbestätigung vorbehalten hat, ist auch ein solches Vorgehen zulässig, sofern die Angebote keine Unklarheiten oder aufklärungsbedürftige Sachverhalte enthalten und die Bestimmung der Leistungsinhalte nach Ansicht des Auftraggebers keiner weiteren Verhandlungen zur Konkretisierung der Leistungsinhalte bedarf. Hat sich der Auftraggeber ein solches Vorgehen nicht vorbehalten, dürfen die Bieter davon ausgehen, dass mindestens eine Verhandlungsrunde stattfindet.

In jedem Fall muss der Verhandlungsprozess vergaberechtlichen Grundsätzen entsprechen; wie z.B. dem Wettbewerbs-, Gleichbehandlungs- und Transparenzgebot.

Verhandlungsverfahren ohne vorgeschalteten Teilnahmewettbewerb
Verhandlungsverfahren ohne vorgeschalteten Teilnahmewettbewerb

Der Auftraggeber hat die Möglichkeit, im Rahmen des offenen Verfahrens eine elektronische Auktion durchzuführen (vgl. 2.1.8. Dynamische und elektronische Methoden). Ferner kann der öffentliche Auftraggeber festlegen, dass Angebote in Form eines elektronischen Katalogs einzureichen sind oder einen solchen zumindest beinhalten müssen (vgl. 2.1.8. Dynamische und elektronische Methoden).

Mindestfristen – Angebotsphase. Im Rahmen des Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb gelten für die Angebotsphase folgende Mindestfristen:

Angebotsfrist:

  • Grundsatz: Mindestens 30 Tage
  • Verkürzungsmöglichkeit: 5 Tage, sofern der Auftraggeber eine elektronische Angebotsübermittlung akzeptiert
  • Bei Festlegung im gegenseitigen Einvernehmen: Mindestens 10 Tage, wenn eine Festlegung im gegenseitigen Einvernehmen nicht erfolgt

Ausnahme (besondere Dringlichkeit):

  • Nicht weniger als 10 Tage

Im Übrigen sind die allgemeinen Regelungen zur Fristsetzung und –verlängerung zu beachten (vgl. 2.1.6. Angemessene Fristen).

2.1.4Wettbewerblicher Dialog 2.1.4Wettbewerblicher Dialog

Zulässigkeit. Der wettbewerbliche Dialog ist ein Verfahren zur Vergabe besonders komplexer Aufträge.

Der wettbewerbliche Dialog ist – wie das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb – zulässig, soweit dies durch die gesetzlichen Bestimmungen ausnahmsweise gestattet ist. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn die Eigenart des Leistungsgegenstandes dies erfordert. Die Eigenart des Leistungsgegenstandes rechtfertigt insbesondere dann ausnahmsweise die Durchführung eines Verhandlungsverfahrens mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb, wenn:

  • der konkrete Bedarf des öffentlichen Auftraggebers nicht ohne eine Anpassung der auf dem Markt bereits verfügbaren Lösungen erfüllt werden kann,
  • der zu vergebende Auftrag konzeptionelle oder innovative Lösungen umfasst,
  • die Komplexität des zu vergebenden Auftrags so hoch ist, dass eine Zuschlagserteilung nicht ohne vorherige Verhandlungen möglich ist,
  • die zu vergebenden Leistungen oder die technischen Spezifikationen – insbesondere in der technischer Hinsicht – nicht hinreichend genau beschrieben werden können oder

im Rahmen der Durchführung eines offenen oder nicht offenen Verfahrens keine ordnungsgemäßen oder nur unannehmbare Angebote eingereicht wurden.

Besonderheiten SektVO

Eine Ausnahme bildet insoweit die Sektorenverordnung, wonach der öffentliche Auftraggeber nach seiner Wahl ein Vergabeverfahren im Wege des wettbewerblichen Dialogs durchführen kann.

Verfahrensablauf. Im Bekanntmachungstext oder den Vergabeunterlagen sind bei der Durchführung eines Vergabeverfahrens im Wege des wettbewerblichen Dialogs die Bedürfnisse und Anforderungen des öffentlichen Auftraggebers an die zu erbringende Leistung möglichst detailliert zu beschreiben. Der wettbewerbliche Dialog erfolgt im Wege eines offenen Verfahrens mit einem Teilnahmewettbewerb.

Insofern findet vor der Aufforderung zur Abgabe von Angeboten ein Teilnahmewettbewerb statt, bei dem zunächst die Eignung der Bewerber festgestellt wird.

Der Prüfungsmaßstab und die erforderlichen Eignungsnachweise werden zuvor im Bekanntmachungstext mitgeteilt. Sofern eine Reduzierung der Bewerber nach dem Abschluss des Teilnahmewettbewerbs auf eine festgelegte Anzahl an Bewerbern erfolgen soll, muss dies ebenfalls bereits im Bekanntmachungstext kommuniziert werden mitsamt der objektiven Kriterien, anhand derer die Reduzierung erfolgen soll.

Nur diese ausgewählten Bewerber werden im Anschluss zur Angebotsabgabe aufgefordert und dürfen bei der Angebotsauswertung berücksichtigt werden. Die Angebote von Unternehmen, die keinen Teilnahmeantrag abgegeben haben, sind in der Angebotsphase nicht zuzulassen.

Nach der Durchführung eines Teilnahmewettbewerbs wird bei der Durchführung eines Vergabeverfahrens im Wege des wettbewerblichen Dialogs mit den im Teilnahmewettbewerb aufgrund ihrer Eignung ausgewählten Bewerbern die zu erbringende Leistung zunächst im Rahmen eines Dialogs erörtert. Eine Begrenzung des Bieterkreises ist möglich. Die Reduzierung ist so zu gestalten, dass auch in der Schlussphase des wettbewerblichen Dialogs ein hinreichender Wettbewerb zwischen den Bietern gewährleistet ist. Hiervon ist im Fall von mindestens drei verbliebenen Bietern auszugehen.

Der wettbewerbliche Dialog kann in mehreren aufeinander folgenden Phasen geführt werden, sofern der öffentliche Auftraggeber sich dies im Bekanntmachungstext bzw. den Vergabeunterlagen vorbehalten hat. Eine Verringerung des Bieterkreises im Verlauf des wettbewerblichen Dialogs ist möglich, sofern der öffentliche Auftraggeber sich dies im Bekanntmachungstext bzw. der Aufforderung zur Angebotsabgabe vorbehalten hat. Das vergaberechtliche Gebot der Gleichbehandlung aller Bieter ist stets zwingend zu wahren.

Der wettbewerbliche Dialog wird abgeschlossen, wenn er die Lösungen ermittelt hat, mit denen die Bedürfnisse und Anforderungen an die zu beschaffende Leistung befriedigt werden können. Hierüber sind die im Verfahrenen verbliebenen Unternehmen in Kenntnis zu setzen.

Der öffentliche Auftraggeber kann Prämien oder Zahlungen an die Teilnehmer des wettbewerblichen Dialogs vorsehen.

Nach Abschluss des wettbewerblichen Dialogs erfolgt eine formalisierte Angebotsaufforderung auf der Grundlage der in der Dialogphase erörterten Lösungen. Weitere Verhandlungen sind in dieser Phase des Vergabeverfahrens – wie im Fall des nicht offenen Verfahrens – nicht mehr vorgesehen.

Wettbewerblicher Dialog
Wettbewerblicher Dialog

Ferner kann der öffentliche Auftraggeber festlegen, dass Angebote in Form eines elektronischen Katalogs einzureichen sind oder einen solchen zumindest beinhalten müssen (vgl. 2.1.8. Dynamische und elektronische Methoden).

Besonderheiten VOB/A (EU)

Im Fall der Vergabe von Bauleistungen im Oberschwellenbereich und mithin im Anwendungsbereich der VOB/A (EU) muss der öffentliche Auftraggeber, sofern er verlangt, dass die am wettbewerblichen Dialog teilnehmenden Unternehmen Entwürfe, Pläne, Zeichnungen, Berechnungen oder andere Unterlagen ausarbeiten, einheitlich allen Unternehmen, die diese Unterlagen rechtzeitig einreichen, eine angemessene Kostenerstattung gewähren.

Mindestfristen – Teilnahmewettbewerb. Im Rahmen des wettbewerblichen Dialogs gelten für den Teilnahmewettbewerb folgende Mindestfristen:

Teilnahmefrist:

  • Grundsatz: Mindestens 30 Tage
  • Beachte: In keinem Fall weniger als 15 Tage
  • keine Verkürzungsmöglichkeit

Mindestfristen – Angebotsphase. Keine gesetzliche Definition von Mindestfristen

2.1.5Innovationspartnerschaft 2.1.5Innovationspartnerschaft

Zulässigkeit

Das Eingehen einer Innovationspartnerschaft für die Vergabe eines öffentlichen Auftrags ist zulässig, wenn der öffentliche Auftraggeber das Ziel hat, eine innovative Liefer- oder Dienstleistung zu entwickeln und anschließend zu erwerben. Voraussetzung ist, dass dem zugrundeliegenden Beschaffungsbedarf nicht durch eine bereits verfügbare Liefer- oder Dienstleistung entsprochen werden kann.

Verfahrensablauf bis zur Zuschlagserteilung

Bei der Eingehung einer Innovationspartnerschaft hat der öffentliche Auftraggeber im Bekanntmachungstext oder den Vergabeunterlagen den Beschaffungsbedarf möglichst detailliert darzulegen und Eignungskriterien zu definieren, durch welche die Fähigkeit der Unternehmen auf dem Gebiet der Forschung und Entwicklung belegen.

Im Rahmen der Innovationspartnerschaft findet vor der Aufforderung zur Abgabe von Angeboten ein Teilnahmewettbewerb statt, bei dem zunächst die Eignung der Bewerber festgestellt wird.

Der Prüfungsmaßstab und die erforderlichen Eignungsnachweise werden zuvor im Bekanntmachungstext mitgeteilt. Sofern eine Reduzierung der Bewerber nach dem Abschluss des Teilnahmewettbewerbs auf eine festgelegte Anzahl an Bewerbern erfolgen soll, muss dies ebenfalls bereits im Bekanntmachungstext kommuniziert werden mitsamt der objektiven Kriterien, anhand derer die Reduzierung erfolgen soll.

Nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs werden nur die geeigneten Unternehmen zur Angebotsabgabe in Form von Forschungs- und Innovationsprojekten aufgefordert. Eine Begrenzung des Bieterkreises ist möglich. Hierbei ist jedoch zu beachten, dass stets ein ausreichender Wettbewerb gewährleistet sein muss.

Zwingend sind in den Vergabeunterlagen die zum Schutz des geistigen Eigentums geltenden Vorkehrungen auftraggeberseitig festzulegen.

Nach der Angebotsabgabe finden Verhandlungen mit allen Bietern über alle Angebote (Erstangebote und Optimierungen) statt. Ziel der Verhandlungen ist, die Angebote inhaltlich zu verbessern. Es können mehrere Verhandlungsrunden und Angebotsoptimierungsrunden stattfinden. Eine Verringerung des Bieterkreises im Verlauf der Verhandlungsrunden ist möglich, sofern der öffentliche Auftraggeber sich dies im Bekanntmachungstext bzw. den Vergabeunterlagen vorbehalten hat. Die finalen Angebote werden nicht verhandelt. Ebenso sind die Mindestanforderungen sowie die Zuschlagskriterien nicht Gegenstand der Verhandlungen. Das vergaberechtliche Gebot der Gleichbehandlung aller Bieter ist stets zwingend zu wahren. Insofern sind alle Bieter gleichermaßen im Verlauf der Verhandlungen schriftlich über etwaige Änderungen der Anforderungen und sonstigen Informationen in den Vergabeunterlagen zu informieren. Eine Änderung der festgelegten Mindestanforderungen ist nicht zulässig.

Der Zuschlag kann entsprechend den Festsetzungen im Vergabeverfahren auf eines oder mehrere Angebote erfolgen. Zuschlagskriterium darf hierbei nicht ausschließlich der Preis sein.

Innovationspartnerschaft bis Zuschlag
Innovationspartnerschaft bis Zuschlag

Ferner kann der öffentliche Auftraggeber festlegen, dass Angebote in Form eines elektronischen Katalogs einzureichen sind oder einen solchen zumindest beinhalten müssen (vgl. 2.1.8. Dynamische und elektronische Methoden).

Mindestfristen – Teilnahmewettbewerb. Im Rahmen der Innovationspartnerschaft gelten für den Teilnahmewettbewerb folgende Mindestfristen:

Teilnahmefrist:

  • Grundsatz: Mindestens 30 Tage
  • Beachte: In keinem Fall weniger als 15 Tage
  • keine Verkürzungsmöglichkeit

Im Übrigen sind die allgemeinen Regelungen zur Fristsetzung und –verlängerung zu beachten (vgl. 2.1.6. Angemessene Fristen).

Mindestfristen – Angebotsphase. Keine gesetzliche Definition von Mindestfristen

Zweiphasige Vertragsdurchführung

Die Innovationspartnerschaft gliedert sich im Rahmen ihrer Ausführung anhand des Forschungs- und Innovationsprozesses in zwei aufeinanderfolgende Phasen:

  • Die erste Phase der Vertragsdurchführung, die sog. Forschungs- und Entwicklungsphase, umfasst die Herstellung von Prototypen oder die Entwicklung der Dienstleistung hinsichtlich des Beschaffungsbedarfs.
  • Erst in der zweiten Phase der Vertragsdurchführung, der sog. Leistungsphase, wird die eigentliche Leistung, die aus der vorangegangenen Phase hervorgegangenen ist, konkret erbracht.

Hierbei werden beide Phasen durch definierte Zwischenziele untergliedert. Eine Vergütung der Teilphasen erfolgt erst, wenn die Zwischenziele erreicht werden.

 

Zweiphasige Vertragsdurchführung Innovationspartnerschaft nach Zuschlag
Zweiphasige Vertragsdurchführung Innovationspartnerschaft nach Zuschlag

Der öffentliche Auftraggeber stellt sicher, dass die Struktur der Partnerschaft und insbesondere die Dauer und der Wert der einzelnen Phasen den Innovationsgrad der vorgeschlagenen Lösung und der Abfolge der Forschungs- und Innovationstätigkeiten widerspiegeln. Der geschätzte Wert der Liefer- und Dienstleistung darf in Bezug auf die für ihre Entwicklung erforderlichen Investitionen nicht unverhältnismäßig sein.

Die Besonderheit im Rahmen der Durchführung einer Innovationspartnerschaft besteht darin, dass der öffentliche Auftraggeber auf der Grundlage der zuvor definierten Zwischenziele für die einzelnen Phasen am Ende eines jeden solchen Entwicklungsabschnitts die Möglichkeit hat, die Innovationspartnerschaft zu beenden oder – sofern es sich um eine Innovationspartnerschaft mit mehreren Auftragnehmern handelt – die Zahl der Auftragnehmer zu verringern. Diese Möglichkeit muss der öffentliche Auftraggeber sich in der Auftragsbekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen offen gehalten haben. Sofern der öffentliche Auftraggeber sich die Möglichkeit der Kündigung bzw. der Reduzierung der Auftragnehmer nach jedem Entwicklungsabschnitt offen halten möchte, müssen die Kriterien in der Auftragsbekanntmachung oder den Vergabeunterlagen kommuniziert werden, anhand derer die Entscheidung über die Kündigung bzw. die Reduzierung erfolgt.

Der öffentliche Auftraggeber ist nach Abschluss der Forschungs- und Entwicklungsphase (erste Phase der Durchführung der Innovationspartnerschaft) nur dann zum Erwerb der innovativen Liefer- oder Dienstleistung und somit zum Eintritt in die Leistungsphase (zweite Phase der Durchführung der Innovationspartnerschaft) verpflichtet, wenn das zu Beginn der Innovationspartnerschaft festgelegte Leistungsniveau und die Kostenobergrenze eingehalten werden.

2.1.6Angemessene Fristen 2.1.6Angemessene Fristen

Fristberechnung

Die Fristen sind grundsätzlich ab dem Tag nach dem relevanten Ereignis (z.B. nach der Absendung der Auftragsbekanntmachung, der Vorabinformationsschreiben etc.) zu berechnen. Das heißt, dass z.B. die sogenannte Stillhaltefrist gemäß § 134 GWB erst am Tag nach dem Versand der Vorabinformationsschreiben zu laufen beginnt; bei Versand am 01. eines Monats, wird die Frist also erst ab dem 02. des Monats gerechnet.

Bewerbungsfrist / Teilnahmefrist

Die Bewerbungsfrist bezeichnet die Frist zur Einreichung eines Teilnahmeantrags bei Durchführung eines vorgeschalteten Teilnahmewettbewerbs.

Die einzuhaltenden Mindestfristen für die unterschiedlichen Verfahrensarten wurden dort jeweils genau benannt.

Angebotsfrist

Die Angebotsfrist bezeichnet die Frist, die den Bietern zur Einreichung von Angeboten gesetzt wird.

Die einzuhaltenden Mindestfristen für die unterschiedlichen Verfahrensarten wurden dort jeweils genau benannt.

Zuschlags- / Bindefrist

Die Zuschlagsfrist bezeichnet die Frist für den Auftraggeber, die ihm zur Prüfung und Wertung der Angebote maximal zur Verfügung steht und binnen derer er beabsichtig, den Zuschlag zu erteilen. Die Bindefrist bezeichnet den Zeitpunkt, bis zu dem sich die Bieter an ihre Angebote halten. Üblicherweise sind die Zuschlags- und die Bindefrist identisch, jedenfalls korrespondieren sie miteinander.

Angemessenheit der Fristsetzung

Bei der Festsetzung der Fristen im Vergabeverfahren hat der öffentliche Auftraggeber zunächst die gesetzlich definierten Mindestfristen einzuhalten. Daneben hat er jedoch auch die Komplexität der Leistung und die damit verbundene erforderliche Zeit zur Bearbeitung der einzureichenden Unterlagen angemessen zu berücksichtigen. Das bedeutet, dass bei der Festsetzung der Fristen die Umstände des Einzelfalls zu berücksichtigen sind und ggf. die gesetzlich definierten Mindestfristen im Einzelfall überschritten werden müssen. Sofern für die Angebotslegung eine Ortsbesichtigung oder eine Einsichtnahme in weitere Unterlagen erforderlich ist, ist dies bei der Festsetzung der Fristen im Vergabeverfahren angemessen zu berücksichtigen. Dies ist im Einzelfall zu beurteilen.

Verlängerung

In bestimmten Fällen sind die auftraggeberseitig festgesetzten Fristen zwingend zu verlängern:

  • Zusätzlich angeforderte Informationen können den Unternehmen nicht spätestens sechs Tage vor Ablauf der Angebotsfrist zur Verfügung gestellt werden. Im Fall einer verkürzten Angebotsfrist aufgrund besonderer Dringlichkeit ist die Frist zwingend zu verlängern, sofern die zusätzlichen Informationen den Unternehmen nicht spätestens vier Tage vor Ablauf der Angebotsfrist zur Verfügung gestellt werden können.
  • Der öffentliche Auftraggeber nimmt wesentliche Änderungen an den Vergabeunterlagen vor.
  • Der Auftraggeber die Vergabeunterlagen auf einem anderen geeigneten Weg übermitteln muss, da die erforderlichen elektronischen Mittel zum Abruf der Vergabeunterlagen aufgrund der besonderen Art der Auftragsvergabe nicht mit allgemein verfügbaren oder verbreiteten Geräten oder Programmen der Informations- und Kommunikationstechnologie kompatibel sind, Dateiformate zur Beschreibung der Angebote verwendet werden, die nicht mit allgemein verfügbaren oder verbreiteten Programmen verarbeitet werden können oder die durch andere als kostenlose oder allgemein verfügbare Lizenzen geschützt sind oder die Verwendung von Bürogeräten voraussetzen, die dem öffentlichen Auftraggeber nicht allgemein zur Verfügung stehen.

Die Fristverlängerung ist so zu berechnen, dass sie – gemessen an der Bedeutung der zusätzlichen Informationen bzw. der Änderungen an den Vergabeunterlagen – angemessen ist. Dies ist im Einzelfall zu beurteilen.

2.1.7Rahmenvereinbarungen 2.1.7Rahmenvereinbarungen

Abschluss einer Rahmenvereinbarung

Eine Rahmenvereinbarung ist eine Vereinbarung zwischen einem öffentlichen Auftraggeber und einem oder mehreren Unternehmen, in der die Rahmenbedingungen (insbesondere hinsichtlich der preislichen Gestaltung) für mögliche künftige Einzelaufträge festgelegt werden. Hierbei ist das Auftragsvolumen so genau wie möglich zu ermitteln und zu benennen, ohne dass eine abschließende Festlegung erforderlich ist. Die jeweiligen Einzelabrufe können über einen in der Rahmenvereinbarung definierten Zeitraum erfolgen und müssen hinsichtlich ihrer Anzahl und ihres Umfangs nicht zwingend näher definiert werden. Der Abschluss einer solchen Rahmenvereinbarung erfolgt im Wege eines Vergabeverfahrens. Die Laufzeit einer Rahmenvereinbarung darf grundsätzlich vier Jahre nicht überschreiten, es sei denn, es liegt ein im Gegenstand der Rahmenvereinbarung begründeter Sonderfall vor. Dies gilt auch für den Abruf der auf der Rahmenvereinbarung basierenden Einzelaufträge. Ein solcher begründeter Sonderfall zur Verlängerung der Regellaufzeit von vier Jahren liegt vor, wenn die Besonderheit des Auftragsgegenstandes oder sonstige besondere Umstände eine Verlängerung rechtfertigen. Ein solcher Sonderfall ist z.B. dann gegeben, wenn zur Auftragsdurchführung hohe Investitionen zu tätigen sind, die sich erst nach einer längeren Laufzeit amortisieren. Eine Rahmenvereinbarung darf nicht missbräuchlich oder in sonstiger Weise wettbewerbsbeschränkend abgeschlossen werden.

Besonderheiten SektVO

Im Anwendungsbereich der Sektorenverordnung dürfen Rahmenvereinbarungen grundsätzlich über eine Laufzeit von maximal acht Jahren geschlossen werden. In begründeten Sonderfällen ist eine längere Laufzeit möglich.

Rahmenverträge mit einem oder mehreren Unternehmen

Ein Rahmenvertrag kann entweder mit lediglich einem Auftragnehmer oder mit mehreren Auftragnehmern abgeschlossen sein. Der Abschluss eines Rahmenvertrags mit mehreren Unternehmen kann insbesondere dann zweckdienlich sein, wenn ein hohes Auftragsvolumen zu bedienen ist und durch die Bindung mehrerer Unternehmen diesem Umstand Rechnung getragen werden soll, um die Leistungserbringung sicher gewährleisten zu können.

Abruf von Einzelaufträgen

Einzelabrufe dürfen ausschließlich zwischen öffentlichen Auftraggebern und ihren Vertragspartnern erfolgen. Hierbei dürfen keine wesentlichen Änderungen an den in der Rahmenvereinbarung festgeschriebenen Bedingungen vorgenommen werden.

Abruf von Einzelaufträgen im Fall eines Rahmenvertragspartners

Sofern die Rahmenvereinbarung zwischen dem öffentlichen Auftraggeber und einem Vertragspartner geschlossen wurde, erfolgt der Abruf von Einzelaufträgen auf der Grundlage der Festsetzungen in der Rahmenvereinbarung.

Abruf von Einzelaufträgen im Fall mehrerer Rahmenvertragspartner

Sofern der Rahmenvertrag mit mehreren Vertragspartnern geschlossen wurde, sind gesetzlich unterschiedliche Varianten des Abrufs von Einzelaufträgen definiert:

  • Variante 1: Abruf von Leistungen anhand der Bedingungen der Rahmenvereinbarung,
  • Variante 2: Wahlrecht zwischen Bedingungen der Rahmenvereinbarung und Vergabeverfahren zwischen den Rahmenvertragspartnern oder
  • Variante 3: Vergabeverfahren zwischen den Rahmenvertragspartnern.

Variante 1: Bedingungen der Rahmenvereinbarung. Beim Bestehen einer Rahmenvereinbarung zwischen dem öffentlichen Auftraggeber und mehreren Vertragspartnern besteht für den öffentlichen Auftraggeber zum Abruf von Einzelaufträgen zunächst die Möglichkeit, den Abruf gemäß den Bedingungen der Rahmenvereinbarung ohne erneutes Vergabeverfahren durchzuführen. Dies ist dann möglich, wenn in der Rahmenvereinbarung alle Bedingungen für die Leistungserbringung sowie die objektiven Kriterien hinsichtlich des Einzelabrufs definiert wurden. Diese Bedingungen müssen in der Auftragsbekanntmachung oder den Vergabeunterlagen benannt worden sein.

Variante 2: Wahlrecht zwischen Bedingungen der Rahmenvereinbarung und Vergabeverfahren zwischen den Rahmenvertragspartnern. Beim Bestehen einer Rahmenvereinbarung zwischen dem öffentlichen Auftraggeber und mehreren Vertragspartnern besteht für den öffentlichen Auftraggeber zum Abruf von Einzelaufträgen die Möglichkeit, den Einzelabruf gemäß den Bedingungen der Rahmenvereinbarung ohne erneutes Vergabeverfahren oder mittels eines neuen Vergabeverfahrens zwischen den Rahmenvertragspartnern durchzuführen, wenn die Bedingungen, wann welche der beiden Alternative Anwendung findet, im Vergabeverfahren definiert wurden.

Diese Variante beruht auf den Bedingungen zum Abschluss der Rahmenvereinbarung. Sie kann jedoch auch auf weiteren Bedingungen beruhen, sofern diese in dem Bekanntmachungstext oder den Vergabeunterlagen des Vergabeverfahrens, das zum Abschluss der Rahmenvereinbarung durchgeführt wurde, allen Bietern kommuniziert wurden.

Im Fall der Durchführung eines erneuten Vergabeverfahrens zur Vergabe von Einzelaufträgen informiert der öffentliche Auftraggeber die Unternehmen hierüber zunächst in Textform. Er setzt sodann eine angemessene Frist zur Abgabe eines Angebots für jeden Einzelauftrag. Die Angebote sind sodann in Textform einzureichen und bis zur benannten Angebotsfrist ungeöffnet aufzubewahren. Die Vergabe der Einzelaufträge erfolgt sodann anhand der in der Auftragsbekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen definierten Zuschlagskriterien zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots.

Variante 3: Vergabeverfahren zwischen den Rahmenvertragspartnern. Beim Bestehen einer Rahmenvereinbarung zwischen dem öffentlichen Auftraggeber und mehreren Vertragspartnern besteht für den öffentlichen Auftraggeber zum Abruf von Einzelaufträgen schließlich die Möglichkeit, ein erneutes Vergabeverfahren zwischen den Rahmenvertragspartnern durchzuführen, sofern nicht alle Bedingungen für die Leistungserbringung in der Rahmenvereinbarung definiert wurden.

Diese Variante beruht grundsätzlich auf denselben Bedingungen (Wertungskriterien), die beim Abschluss der Rahmenvereinbarung zugrunde gelegt wurden. Sie kann jedoch auch auf weiteren Bedingungen (Wertungskriterien) beruhen, sofern diese in dem Bekanntmachungstext oder den Vergabeunterlagen des Vergabeverfahrens, das zum Abschluss der Rahmenvereinbarung durchgeführt wurde, allen Bietern kommuniziert wurden.

Der öffentliche Auftraggeber informiert die Unternehmen hierzu zunächst in Textform über die Durchführung eines erneuten Vergabeverfahrens. Er setzt sodann eine angemessene Frist zur Abgabe eines Angebots für jeden Einzelauftrag. Die Angebote sind sodann in Textform einzureichen und bis zur benannten Angebotsfrist ungeöffnet aufzubewahren. Die Vergabe der Einzelaufträge erfolgt sodann anhand der in der Auftragsbekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen definierten Zuschlagskriterien zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots.

2.1.8Dynamische und elektronische Methoden 2.1.8Dynamische und elektronische Methoden

Dynamische Beschaffungssysteme

Ein dynamisches Beschaffungssystem ist eine Form eines „digitalen Kaufhauses“. Bei einem dynamischen Beschaffungssystem handelt es sich um ein vollelektronisches Verfahren, das der Beschaffung von sog. marktüblichen Leistungen dient. Gleichzeitig erhält das dynamische Beschaffungssystem durch die gesetzlichen Festlegungen den Charakter einer Dauerausschreibung für den Zeitraum der in der Bekanntmachung festgelegten Einrichtung des jeweiligen dynamischen Beschaffungssystems. Somit steht dieses vollelektronische Verfahren während seiner Gültigkeitsdauer jedem Wirtschaftsteilnehmer offen, der die auftraggeberseitig definierten Eignungskriterien erfüllt.

Zulässigkeit. Die Einrichtung eines dynamischen Beschaffungssystems ist zulässig, wenn der öffentliche Auftraggeber sog. marktübliche Leistungen beschaffen möchte. Marktübliche Leistungen in diesem Sinne sind Leistungen, bei denen die allgemein auf dem Markt verfügbaren Merkmale den Anforderungen des öffentlichen Auftraggebers genügen. Die auftraggeberseitig gewünschten Leistungen und Waren müssen also unmittelbar vom Markt abgerufen werden können, sodass also keine weiteren Spezifikationen, Verhandlungen oder Innovationen erforderlich sind.

Verfahrensablauf und Grundsätze für den Betrieb dynamischer Beschaffungssysteme. Für die Auftragsvergabe über ein dynamisches Beschaffungssystem sind die Vorschriften für das nicht offene Verfahren (vgl. 2.1.2. Nicht offenes Verfahren) sowie über die Nutzung elektronischer Mittel einzuhalten (vgl. 1.3. Kommunikation, E-Vergabe).

 

Dynamisches Beschaffungssystem
Dynamisches Beschaffungssystem

Der öffentliche Auftraggeber wendet sich zur Ermittlung des Bieterkreises in der Auftragsbekanntmachung an eine unbeschränkte Anzahl an Unternehmen. Hierbei informiert der öffentliche Auftraggeber darüber, dass er ein dynamisches Beschaffungssystem nutzt und wie lange dieses Beschaffungssystem betrieben wird. In den Vergabeunterlagen sind mindestens die Art und die geschätzte Menge der zu beschaffenden Leistung anzugeben. Das dynamische Beschaffungssystem kann in Kategorien von Waren, Bau- oder Dienstleistungen untergliedert werden. Die objektiven Merkmale hinsichtlich der Eignung sind auftraggeberseitig zu definieren. Sofern eine Untergliederung in Kategorien erfolgt, sind auftraggeberseitig für jede Kategorie die Eignungskriterien jeweils zu definieren.

All jene Unternehmen, die eine entsprechende Eigenerklärung über ihre Eignung abgegeben haben und geeignet sind, werden als Teilnehmer des dynamischen Beschaffungssystems zugelassen. Hierbei setzt der öffentliche Auftraggeber in seiner Bekanntmachung eine Teilnahmefrist. Jeder Teilnahmeantrag, der bezogen auf das jeweilige dynamische Beschaffungssystem übermittelt wird, ist auftraggeberseitig binnen zehn Arbeitstagen nach dem Eingang unter Zugrundelegung der definierten Eignungskriterien zu bewerten. In Einzelfällen kann diese Frist auf fünfzehn Arbeitstage verlängert werden. Sofern die erste Aufforderung zur Angebotsabgabe noch nicht versandt wurde, kann diese Frist ebenfalls verlängert werden. Unmittelbar nach Abschluss der Prüfung ist das jeweilige Unternehmen darüber zu informieren, ob es zur Teilnahme am dynamischen Beschaffungssystem zugelassen wurde oder nicht.

Der Abruf konkreter Leistungen erfolgt nach einer separaten Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes gegenüber allen geeigneten Teilnehmern des dynamischen Beschaffungssystems (ähnlich dem Abruf von Einzelleistungen aus einem Rahmenvertrag). Bei einer Untergliederung der Leistungen in Kategorien sind jeweils alle in der betreffenden Kategorie registrieren geeigneten Teilnehmer des dynamischen Beschaffungssystems zur Angebotsabgabe aufzufordern.

Auch nach dem Versand der ersten konkreten Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes bezogen auf eine Einzelleistung ist der öffentliche Auftraggeber dazu verpflichtet, möglichen weiteren Wirtschaftsteilnehmern eine Teilnahme zu ermöglichen. Das heißt konkret, dass der Teilnahmewettbewerb, der nach positiver Feststellung der Eignung eines Bewerbers zu dessen Zulassung als Bieter führt, während der gesamten Geltungsdauer des konkreten dynamischen Beschaffungssystems andauert; der Bieterkreis kann sich also über die Geltungsdauer eines dynamischen Beschaffungssystems verändern.

Der Zugang zu einem dynamischen Beschaffungssystem ist für alle Unternehmen kostenlos zu gestalten.

Die komplette Kommunikation zwischen Bewerbern / Bietern und dem öffentlichen Auftraggeber, der im Rahmen eines dynamischen Beschaffungssystems stattfindet, erfolgt ausschließlich elektronisch.

Der öffentliche Auftraggeber hat während des Betriebs eines dynamischen Beschaffungssystems die Möglichkeit, von den registrierten Bietern die Vorlage einer aktualisierten Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung zu verlangen. Hierfür kann eine Frist von fünf Arbeitstagen gesetzt werden.

Mindestfristen – Teilnahmewettbewerb. Im Rahmen eines dynamischen Beschaffungssystems gelten für den Teilnahmewettbewerb folgende Mindestfristen:

Teilnahmefrist:

  • Grundsatz: Mindestens 30 Tage
  • keine Verkürzungsmöglichkeit

Teilnahmefrist nach erster Aufforderung zur Angebotsabgabe:

  • Beachte: Sobald die Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes in Bezug auf den ersten Abruf von Einzelleistungen versendet wurde, gelten keine weiteren Fristen für den Eingang von Teilnahmeanträgen.

Auftraggeberseitige Prüffrist der Teilnahmeanträge:

  • Grundsatz: 10 Arbeitstage
  • Ausnahme: In begründeten Einzelfällen bzw. vor Versand der ersten Aufforderung zur Angebotsabgabe Verlängerungsmöglichkeit auf 15 Arbeitstage

Im Übrigen sind die allgemeinen Regelungen zur Fristsetzung und –verlängerung zu beachten (vgl. 2.1.6. Angemessene Fristen).

Mindestfristen – Angebotsphase. Im Rahmen eines dynamischen Beschaffungssystems gelten für die Angebotsphase folgende Mindestfristen:

Angebotsfrist:

  • Grundsatz: Mindestens 10 Tage
  • keine Verkürzungsmöglichkeit
  • Bei Festlegung im gegenseitigen Einvernehmen: Mindestens 10 Tage, wenn eine Festlegung im gegenseitigen Einvernehmen nicht erfolgt

Im Übrigen sind die allgemeinen Regelungen zur Fristsetzung und –verlängerung zu beachten (vgl. 2.1.6. Angemessene Fristen).

Elektronische Auktionen

Bei einer elektronischen Auktion handelt es sich um ein – sich ggf. schrittweise wiederholendes Verfahren zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots. Hierzu werden die Angebote der Bieter elektronische bewertet sowie mindestens ihre aktuelle Rangnummer in einem mehrstufigen Verfahren jeweils elektronisch erfasst. Hierdurch wird den Bietern ermöglicht, ihre Angebote in dem Wissen um ihre aktuelle Rangnummer zu optimieren, um nach Möglichkeit das wirtschaftlichste Angebot abzugeben, das am Ende des Vergabeverfahrens bezuschlagt wird.

Elektronische Auktionen
Elektronische Auktionen

Zulässigkeit. Der öffentliche Auftraggeber hat die Möglichkeit, eine elektronische Auktion im Rahmen

vor Zuschlagserteilung durchzuführen, sofern der Inhalt der Vergabeunterlagen hinreichend präzise ist und die Leistung mittels automatischer Bewertungsmethoden eingestuft werden kann. Dies ist im Fall von geistig-schöpferischen bzw. intellektuellen Leistungen nicht der Fall.

Pflichtangaben in Bekanntmachung und Vergabeunterlagen. Sofern der öffentliche Auftraggeber beabsichtigt, eine elektronische Auktion durchzuführen, muss er dies in der jeweiligen Auftragsbekanntmachung bzw. in der Aufforderung zur Interessensbestätigung ankündigen.

Im Fall der Durchführung einer elektronischen Auktion müssen die Vergabeunterlagen gesetzlich definierte Mindestangaben enthalten:

  • alle Angebotskomponenten, deren Werte Grundlage der automatischen Neureihung der Angebote sein werden,
  • gegebenenfalls die Obergrenzen dieser Werte,
  • eine Auflistung aller Daten, die den Bietern während der elektronischen Auktion zur Verfügung gestellt werden,
  • den Termin, an dem diese Daten den Bietern zur Verfügung gestellt werden,
  • alle für den Ablauf der elektronischen Auktion relevanten Daten und
  • die Bedingungen, unter denen die Bieter während der elektronischen Auktion Gebote abgeben können.

Durchführung. Vor der Durchführung einer elektronischen Auktion muss eine erste vollständige „manuelle“ Bewertung der gelegten Angebote anhand der festgelegten Bewertungskriterien erfolgen. Sodann fordert der öffentliche Auftraggeber alle Bieter, die zulässige Angebote gelegt haben, zur Teilnahme an der elektronischen Auktion auf; die elektronische Auktion selbst darf jedoch frühestens zwei Arbeitstage nach der Versendung der Aufforderung zur Teilnahme an ihr starten. Die Wertung der im Rahmen der elektronischen Auktion gelegten Angebote erfolgt elektronisch mittels festgelegter Methoden anhand mathematischer Formeln. Im Rahmen einer elektronischen Auktion werden die Angebote automatisch in eine Rangfolge gebracht.

Die Durchführung einer elektronischen Auktion kann mehrere aufeinanderfolgende Runden umfassen. In diesem Fall ist der Zeitpunkt des Beginns und des Abschlusses der jeweiligen Phasen in der Aufforderung zur Teilnahme an der elektronischen Auktion bekannt zu machen. Sofern die elektronische Auktion aus mehreren Phasen besteht, erfolgt die neue Bewertung der Angebote je Phase wie folgt:

  • Wertungskriterium – 100% Preis: Neue Bewertung anhand neuer, nach unten korrigierter Preisen.
  • Wertungskriterium – Preis und weitere Kriterien: Neue Bewertung anhand neuer, nach unten korrigierter Preise oder neuer, auf bestimmte Angebotskomponenten abstellender Werte.

In jeder Phase der elektronischen Auktion ist allen Bietern unverzüglich und transparent mindestens der jeweilige Rang ihres Angebots mitzuteilen. So werden die Bieter jederzeit in die Lage versetzt, ihr Angebot nachzubessern. Die Geheimhaltung der Bieteridentität ist in jedem Fall zu gewährleisten.

Abschluss der Auktion und Zuschlagserteilung. Eine elektronische Auktion wird abgeschlossen, wenn

  • der festgelegte Zeitpunkt erreicht ist,
  • durch die Bieter keine Nachbesserung ihrer Angebote mehr erfolgt und der bekanntgemachte und somit erforderliche Mindestzeitraum zwischen dem Eingang der letzten Nachbesserungen und dem Abschluss der elektronischen Auktion abgelaufen ist oder
  • die letzte Phase der elektronischen Auktion abgeschlossen ist.

Der Zuschlag wird nach Abschluss einer elektronischen Auktion entsprechend ihrem Ergebnis erteilt.

Elektronische Kataloge

Ein elektronischer Katalog ist ein auf der Grundlage der Leistungsbeschreibung erstelltes Verzeichnis der zu beschaffenden Liefer-, Bau- und Dienstleistungen in einem elektronischen Format. Er kann insbesondere beim Abschluss von Rahmenvereinbarungen eingesetzt werden und Abbildungen, Preisinformationen und Produktbeschreibungen umfassen, § 120 Abs. 3 GWB.

Der Auftraggeber kann festlegen, dass Angebote in Form eines elektronischen Katalogs eingereicht werden müssen oder einen elektronischen Katalog beinhalten müssen. Bei einem elektronischen Katalog handelt es sich um ein Format zur Darstellung und Gestaltung von angebotsrelevanten Informationen. Dieses Format wird allen Bietern gleichermaßen zur Verfügung gestellt und eignet sich besonders für eine elektronische Bearbeitung.

Vorgabe oder Akzeptanz elektronischer Kataloge. Auftraggeber können die Einreichung von Angeboten in Form elektronischer Kataloge vorschreiben oder aber deren Einreichung durch Unternehmen akzeptieren. Dies ist in der Auftragsbekanntmachung entsprechend zu kommunizieren.

Rahmenvereinbarungen. Sofern der öffentliche Auftraggeber im Anschluss an die Angebotslegung in Form eines elektronischen Katalogs einen Rahmenvertrag mit einem oder mehreren Auftragnehmern abschließt, kann im Rahmenvertrag festgeschrieben werden, dass der Abruf von Einzelaufträgen nach der Durchführung eines erneuten Vergabeverfahrens zwischen den Rahmenvertragspartnern auf der Grundlage aktualisierter elektronischer Kataloge erfolgt. Hier stehen dem öffentlichen Auftraggeber unterschiedliche Durchführungswege zur Verfügung:

  • Die Bieter passen ihre elektronischen Kataloge selbst an oder
  • der Auftraggeber passt die elektronischen Kataloge an.

Anpassung der elektronischen Kataloge durch die Bieter. Zum Abruf von Einzelaufträgen aus einem Rahmenvertrag, der auf einem Vergabeverfahren beruht, in dessen Rahmen die Angebote in Form eines elektronischen Katalogs eingereicht wurden, steht dem Auftraggeber die Möglichkeit offen, die Bieter aufzufordern, diesen elektronischen Katalog an die konkreten Anforderungen des zu vergebenden Einzelauftrags anzupassen und erneut einzureichen. Auf Grundlage dieser überarbeiteten elektronischen Kataloge wird die Zuschlagsentscheidung hinsichtlich des Einzelauftrags getroffen.

Anpassung der elektronischen Kataloge durch den Auftraggeber. Zum Abruf von Einzelaufträgen aus einem Rahmenvertrag, der auf einem Vergabeverfahren beruht, in dessen Rahmen die Angebote in Form eines elektronischen Katalogs eingereicht wurden, steht dem Auftraggeber neben der bereits benannten Möglichkeit auch offen, die durch die Bieter eingereichten elektronischen Katalogen jene Daten zu entnehmen, die erforderlich sind, um Angebote zu erstellen, die den Anforderungen des zu vergebenden Einzelauftrags entsprechen. In diesem Fall erfolgt die konkrete und einzelauftragsbezogene Überarbeitung des elektronischen Katalogs also durch den Auftraggeber und nicht durch den Bieter selbst. Die entnommenen Daten sind dem Bieter zur Überprüfung auf deren Richtigkeit vorzulegen. Der Bieter kann diese Methode zur Vergabe von Einzelaufträgen ablehnen.