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1.3 Kommunikation, E-Vergabe

Kommunikation und E-Vergabe

Überblick

Die Kommunikation, die während des Vergabeverfahrens zwischen dem Auftraggeber und den Unternehmen, das heißt den potenziellen Bietern oder Bewerbern, stattfindet, muss den Vorgaben der Vergabeverordnung genügen. Zur Kommunikation gehört sowohl die mündliche Kommunikation als auch das Senden, Empfangen, Weiterleiten und Speichern von Daten, insbesondere die Übermittlung der Auftragsbekanntmachung und die Bereitstellung der Vergabeunterlagen durch den Auftraggeber oder die Einreichung von Interessensbekundungen, Interessensbestätigungen, Teilnahmeanträgen und Angeboten durch die Unternehmen.

Die Regelungen zur Kommunikation im Vergabeverfahren betreffen ausschließlich den Datenaustausch zwischen dem Auftraggeber und den Unternehmen. Wie der Auftraggeber und die Unternehmen ihre internen Arbeitsabläufe gestalten, bleibt jeweils ihnen überlassen.  Die Bestimmungen, welche Kommunikationsmittel für das Vergabeverfahren zu nutzen sind, befinden sich momentan im Wandel. Für den Übergang von der schriftlichen zur elektronischen Kommunikation gewährt die Vergabeverordnung Übergangsfristen. Während dieser Übergangsfristen kann der Auftraggeber die Mittel für Übersendung von Unterlagen durch die Unternehmen und die sonstige Kommunikation nach seiner Wahl festlegen. Dies gilt allerdings nicht für die Übermittlung von Bekanntmachungstexten an das Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union und die Bereitstellung von Vergabeunterlagen; für diese Vorgänge ist die Verwendung elektronischer Mittel bereits jetzt verpflichtend vorgeschrieben.

 

1.3.1Kommunikationsmittel 1.3.1Kommunikationsmittel

Elektronische Kommunikation

Das Senden, Empfangen, Weiterleiten und Speichern von Daten in einem Vergabeverfahren hat grundsätzlich mithilfe elektronischer Mittel zu erfolgen. Elektronische Mittel sind Geräte und Programme für die elektronische Datenübermittlung. Diese elektronischen Mittel müssen den in der Vergabeverordnung definierten Anforderungen genügen (vgl. 1.3.2. Elektronische Mittel). In der Regel handelt es sich bei den elektronischen Mitteln um entsprechende Vergabeplattformen.

Die Pflicht zur Verwendung elektronischer Mittel betrifft den Datenaustausch zwischen dem Auftraggeber und den Unternehmen, nicht aber deren jeweilige interne Kommunikation. Es bleibt dem Auftraggeber überlassen, seinen Vergabevermerk in Papierform zu fertigen oder die im Vergabeverfahren ausgetauschten Daten zu Archivierungszwecken auszudrucken und in Papierform zu archivieren. Es steht dem Auftraggeber und den Unternehmen auch frei, intern mündlich oder fernmündlich zu kommunizieren.

Die Pflicht zur Verwendung elektronischer Mittel für die Kommunikation trifft in erster Linie den Auftraggeber. Dieser hat auch grundsätzlich die Verwendung elektronischer Mittel von den Unternehmen zu verlangen. Die Unternehmen sind wiederum verpflichtet, die vom Auftraggeber vorgeschriebenen Kommunikationsmittel zu verwenden. In Ausnahmefällen ist im Vergabeverfahren auch die Verwendung anderer als elektronischer Kommunikationsmittel zulässig.

 

Post

Die Übermittlung von Daten per Post erfolgt durch die Versendung von Briefen oder Paketen über einen Postdienstleister. Inhalt der Postsendung sind in der Regel Dokumente in Schrift- oder Textform, es können jedoch auch elektronische Datenträger oder Modelle per Post an den Auftraggeber verschickt werden.

Direkte Übermittlung

Von der direkten Übermittlung erfasst ist zum Beispiel die persönliche Übergabe der Unterlagen durch einen Mitarbeiter eines am Vergabeverfahren teilnehmenden Unternehmens oder durch einen Boten, der dem Auftraggeber die Unterlagen persönlich übergibt.

 

Fax

Bei der Übermittlung von Daten per Fax wird die Kopie eines Dokuments von einem Faxgerät zu einem anderen Faxgerät über das Telefonnetz oder per Funk übertragen und dort in der Regel gleich ausgedruckt. Dabei kann auch der Computer als Gerät zum Senden oder Empfangen von Faxen dienen.

Kombination, z.B. Mantelbogenverfahren

Als Mantelbogenverfahren wird die elektronische Abgabe von Unterlagen in Verbindung mit einem handschriftlich unterzeichneten Formular, dem Mantelbogen, bezeichnet. Das Mantelbogenverfahren stellt eine Möglichkeit zur Einreichung von Unterlagen durch die Unternehmen beim Auftraggeber dar. Die Unterlagen werden hier dem Auftraggeber elektronisch übermittelt. Der Mantelbogen wird mit einer Prüfziffer versehen, ausgedruckt und von dem einreichenden Unternehmen unterschrieben an den Auftraggeber gesandt. Der Auftraggeber kann dann mittels der Prüfziffer die elektronisch eingereichten Unterlagen entschlüsseln und einem bestimmten Unternehmen zuordnen.

Mündliche Kommunikation

Die mündliche Kommunikation zwischen dem Auftraggeber und den Unternehmen ist in einem Vergabeverfahren grundsätzlich zulässig. Allerdings darf sie weder die Vergabeunterlagen, noch die Teilnahmeanträge, die Interessensbestätigungen oder die Angebote betreffen.

Bedingung für die mündliche Kommunikation ist, dass diese ausreichend und in geeigneter Weise dokumentiert wird. Die Dokumentation ist notwendig, damit überprüft werden kann, ob der Grundsatz der Gleichbehandlung aller Unternehmen gewahrt wurde, und dient somit der Transparenz des Vergabeverfahrens. Vor allem die mündliche Kommunikation mit den Bietern, die Einfluss auf den Inhalt und die Bewertung der Angebote haben könnte, ist als besonders empfindlich zu betrachten. Daher ist in besonderem Maße darauf zu achten, dass diese Kommunikation in hinreichendem Umfang und in geeigneter Weise dokumentiert wird. Dies kann beispielsweise durch Niederschrift oder Tonaufzeichnung der mündlichen Kommunikation geschehen. Auch die Zusammenfassung der wichtigsten Inhalte der mündlichen Kommunikation in Textform kann zu Dokumentationszwecken ausreichend sein.

 

1.3.2Elektronische Mittel 1.3.2Elektronische Mittel

Elektronische Mittel sind Geräte und Programme für die elektronische Datenübermittlung. Die elektronischen Mittel dienen der Verarbeitung (einschließlich digitaler Kompression) und Speicherung von Daten, die über Kabel, per Funk, mit optischen Verfahren oder mit anderen elektromagnetischen Verfahren übertragen, weitergeleitet und empfangen werden.

Elektronische Mittel
Elektronische Mittel

Die elektronischen Geräte sind dabei die Hardware, insbesondere die Endgeräte, wie Arbeitsplatzrechner/-computer, aber auch mobile Endgeräte, wie Notebooks, Laptops oder Tablets. Die elektronischen Programme bezeichnen die Software, wie die Betriebssysteme, Textverarbeitungsprogramme und vor allem die Bietersoftware. Die Übermittlung von Daten mithilfe elektronischer Mittel erfolgt in der Regel über das Internet, sei es per E-Mail oder über eine Vergabeplattform. Daher gehört auch ein Internetzugang und ein aktueller Web-Browser zu den elektronischen Mitteln.

Sicherheitsniveau

Der Auftraggeber legt das Sicherheitsniveau für die elektronischen Mittel fest, die in den verschiedenen Phasen des Vergabeverfahrens genutzt werden sollen.

Dazu ist eine Verhältnismäßigkeitsprüfung vorzunehmen. Dabei sind die Anforderungen an die Sicherstellung einer sachlich richtigen, zuverlässigen Identifizierung eines Datenabsenders sowie an die Unversehrtheit der Daten zu berücksichtigen. Maßnahmen, welche ein Auftraggeber zur Gewährleistung der Absenderidentifizierung und der Datenunversehrtheit ergreift, können zum Beispiel zu Fristverlängerungen führen bzw. die Palette der benutzbaren elektronischen Mittel verkleinern und dadurch möglicherweise sogar die Zahl der interessierten Unternehmen verringern. Insbesondere diese Aspekte soll der Auftraggeber abwägen gegen die Gefahren, die zum Beispiel von Daten ausgehen, die aus einer nicht sicher identifizierbaren Quelle stammen oder die während der Übermittlung verändert wurden.

Zur Sicherstellung einer zuverlässigen Identifizierung des Datenabsenders sowie der Unversehrtheit aber auch der Vertraulichkeit der Daten sind vom Auftraggeber Maßnahmen zu ergreifen. Ein einfaches und nutzerfreundliches Instrument zur Absenderidentifizierung und Wahrung der Datenintegrität ist zum Beispiel die DE-Mail. Der Auftraggeber kann daher von Unternehmen mit Sitz in Deutschland eine DE-Mail-Adresse verlangen. DE-Mail ist ein Internetdienst zur Verschlüsselung und zum Versand von E-Emails über gesicherte Kommunikationskanäle.

Stellen die zu übermittelnden Daten erhöhte Anforderungen an die Sicherheit, kann der Auftraggeber die Verwendung alternativer elektronischer Mittel vorschreiben (vgl. 1.3.3. Alternative elektronische Mittel) oder die Verwendung elektronischer Signaturen für Interessensbekundungen, Interessensbestätigung, Teilnahmeanträge und Angebote verlangen (vgl. 1.3.6. Übermittlung Teilnahmeanträge, Angebote). Können die Sicherheitsanforderungen nicht eingehalten werden, wenn elektronische Mittel zur Übermittlung von Angeboten genutzt werden, darf der Auftraggeber sogar die Übermittlung der Angebote mit nicht-elektronischen Mitteln verlangen (vgl. 1.3.8. Ausnahmen).

Anforderungen

Diejenigen elektronischen Mittel, die von dem Auftraggeber für den Empfang von Angeboten, Teilnahmeanträgen und Interessensbestätigungen sowie von Plänen und Entwürfen für Planungswettbewerbe verwendet werden, müssen gewährleisten, dass

  1. die Uhrzeit und der Tag des Datenempfangs genau zu bestimmen sind,
  2. kein vorfristiger Zugriff auf die empfangenen Daten möglich ist,
  3. der Termin für den erstmaligen Zugriff auf die empfangenen Daten nur von den Berechtigten festgelegt oder geändert werden kann,
  4. nur die Berechtigten Zugriff auf die empfangenen Daten oder auf einen Teil derselben haben,
  5. nur die Berechtigten nach dem festgesetzten Zeitpunkt Dritten Zugriff auf die empfangenen Daten oder auf einen Teil derselben einräumen dürfen,
  6. empfangene Daten nicht an Unberechtigte übermittelt werden und
  7. Verstöße oder versuchte Verstöße gegen die Anforderungen gemäß den Nummern 1 bis 6 eindeutig festgestellt werden können.

Die Uhrzeit und der Tag des Datenempfangs durch die verwendeten elektronischen Mittel müssen gemäß Nummer 1 zu Dokumentationszwecken genau bestimmbar sein. Diese Anforderung kann zum Beispiel durch ein elektronisches Zeitstempelungsverfahren realisiert werden. Mittels eines Zeitstempels kann der Auftraggeber bestätigen, dass ihm die übersandten Daten zum angegebenen Empfangszeitpunkt vorgelegen haben. Damit erfüllt der Zeitstempel die gleiche Funktion wie der Eingangsvermerk des Auftraggebers auf Unterlagen, die in Papierform übermittelt wurden.

Die Anforderungen nach den Nummern 2 und 3 sollen verhindern, dass der Auftraggeber vor dem Ablauf der Einreichungsfrist Kenntnis vom Inhalt der von den Unternehmen übermittelten Unterlagen nimmt. Dadurch soll die Chancengleichheit der Unternehmen im Vergabeverfahren gewahrt werden. Die elektronischen Mittel dürfen keinen vorfristigen Zugriff auf die empfangenen Daten zulassen. Die Daten müssen durch die elektronischen Mittel also bis Fristende verschlüsselt gespeichert werden. Dadurch werden diese Daten wie die in Papierform übermittelten Unterlagen „unter Verschluss“ gehalten. Die elektronischen Mittel dürfen die Festlegung oder Änderung des Fristendes – und damit des Termins für den erstmaligen Zugriff auf die empfangenen Daten – nur den Berechtigten erlauben. Wer die Berechtigten sind, bestimmt der Auftraggeber.

Die unter Nummer 4, 5 und 6 genannten Anforderungen sollen die Vertraulichkeit der von den Unternehmen übermittelten Daten sicherstellen. Vertraulichkeit bedeutet, dass die in den Unterlagen enthaltenen Informationen vor der Kenntnisnahme durch unberechtigte Dritte geschützt sind. Die elektronischen Mittel dürfen

  • nur den Berechtigten Zugriff auf die empfangenen Daten gewähren,
  • nur den Berechtigten erlauben, Dritten Zugriff auf die empfangenen Daten einzuräumen und
  • nicht zulassen, dass empfangene Daten an Unberechtigte übermittelt werden.

Diese Anforderungen können durch eine geeignete Verschlüsselung der übermittelten Daten sichergestellt werden. Dadurch soll insbesondere verhindert werden, dass Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse der Unternehmen in den Besitz unberechtigter Dritter gelangen. Wer die Berechtigten sind, definiert der Auftraggeber.

Nach Nummer 7 müssen elektronische Mittel gewährleisten, dass Verstöße und auch versuchte Verstöße gegen die genannten Anforderungen eindeutig festellbar sind. Dies dient der Transparenz des Vergabeverfahrens. Auf diese Weise können solche Verstöße in einem Nachprüfungsverfahren nachvollzogen werden. Dies kann zum Beispiel den Unternehmen die Geltendmachung von Ansprüchen erleichtern, die aus einer Verletzung der Anforderungen nach Nummer 1 bis 6 resultieren. Es sind jedoch auch Fälle denkbar, in denen sich ein versuchter Verstoß nach dem Stand der Technik nicht eindeutig dokumentieren lässt. In diesem Zusammenhang sind beispielsweise Hackerangriffe durch neuartige technische Methoden vorstellbar. In solchen Fällen müssen die elektronischen Mittel nicht gewährleisten, dass der versuchte Verstoß eindeutig festgestellt werden kann, denn vom Auftraggeber darf nichts Unmögliches verlangt werden.

Datenaustauschschnittstelle

Die elektronischen Mittel, die von dem Auftraggeber für den Empfang von Angeboten, Teilnahmeanträgen und Interessensbestätigungen sowie von Plänen und Entwürfen für Planungswettbewerbe genutzt werden, müssen zudem über eine einheitliche Datenaustauschschnittstelle verfügen. Dabei sind die jeweils geltenden Interoperabilitäts- und Sicherheitsstandards der Informationstechnik gemäß § 3 Abs. 1 des Vertrags über die Errichtung des IT-Planungsrats und über die Grundlagen der Zusammenarbeit beim Einsatz der Informationstechnologie in den Verwaltungen von Bund und Ländern vom 1. April 2010 zu verwenden. Eine einheitliche Datenaustauschschnittstelle ist erforderlich, um die verschiedenen E-Vergabe- und Bedienkonzeptsysteme mit einem Mindestmaß an Kompatibilität und Interoperabilität auszustatten. Eine solche einheitliche Datenaustauschschnittstelle beschreibt der Standard X-Vergabe.

Der Standard X-Vergabe soll nach einem Beschluss des IT-Planungsrats verbindlich als nationaler Standard angewandt werden. In erster Linie soll dadurch ein einheitlicher Zugang zu den verschiedenen Vergabeplattformen der Auftraggeber für die Unternehmen geschaffen werden. Dadurch soll vermieden werden, dass Unternehmen gezwungen sind, für jede von Auftraggebern verwendete E-Vergabelösung oder Vergabeplattform eine separate Bietersoftware zu erwerben und zu installieren. Es soll vielmehr auf Unternehmensseite eine einzige elektronische Bietersoftware genügen, um auf alle von den Auftraggebern genutzten Vergabeplattformen zugreifen zu können. Der Standard X-Vergabe beschreibt daher eine einheitliche Kommunikationsschnittstelle zwischen den Vergabeplattformen und der Bietersoftware. Diese Schnittstelle ist durch die Anbieter der Vergabeplattformen umzusetzen und für die Bietersoftware zugänglich zu machen.

Allgemeine Verwaltungsvorschriften

Die Bundesregierung hat die Befugnis, mit Zustimmung des Bundesrates im Geltungsbereich der VgV allgemeine Verwaltungsvorschriften über die zu verwendenden elektronischen Mittel (Basisdienste für die elektronische Auftragsvergabe) sowie über die einzuhaltenden technischen Standards zu erlassen.

Besonderheiten SektVO

Für die SektVO gibt es keine entsprechende Regelung.

Allgemeine Verwaltungsvorschriften sind interne Verwaltungsanordnungen zur einheitlichen Rechtsanwendung und näheren Ausgestaltung des Verwaltungshandelns, in diesem Fall von der Bundesregierung an alle nachgeordneten Behörden. Aufgrund ihres internen Charakters entfalten die allgemeinen Verwaltungsvorschriften grundsätzlich zumindest keine direkte Außenwirkung und begründen daher keine subjektiven Rechte der Unternehmen. Nur in Ausnahmefällen können die Verwaltungsvorschriften normkonkretisierende Wirkung entfalten und dann sogar für Gerichte bindend sein.

Die allgemeinen Verwaltungsvorschriften können über die zu verwendenden elektronischen Mittel, genauer über die Basisdienste für die elektronische Auftragsvergabe, und die technischen Standards erlassen werden. Elektronische Mittel sind in diesem Zusammenhang nicht alle Geräte und Programme, die der Auftraggeber für die elektronische Datenübermittlung nutzt, sondern lediglich die Basisdienste. Basisdienste für die elektronische Auftragsvergabe sind elektronische Systeme und Komponenten, die für die Durchführung von Vergabeverfahren genutzt werden, zum Beispiel elektronische Vergabeplattformen oder Server, die im Zusammenhang mit der Durchführung von Vergabeverfahren zentral zur Verfügung gestellt werden.

Die Möglichkeit, allgemeine Verwaltungsvorschriften zu erlassen, dient als Einfallstor für neue technische Standards, die durch die Bundesregierung vorgeschrieben werden können, ohne dass eine Änderung der Vergabeverordnung notwendig wird. Die verbindliche Vorgabe von Standards ist erforderlich, um den Prozess der zunehmenden Zentralisierung der Auftragsvergabe bei der Bundesverwaltung, in den Ländern und in den Kommunen und der Einrichtung entsprechender Dienstleistungszentren rechtlich zu begleiten und zu unterstützen. Dies betrifft auch den Datenschnittstellenstandard X-Vergabe.

An dieser Stelle ist es vorstellbar, dass die durch allgemeine Verwaltungsvorschriften bestimmten Standards den Interoperabilitäts- und Sicherheitsstandards der Informationstechnik, die gemäß § 3 Abs. 1 des Vertrags über die Errichtung des IT-Planungsrats beschlossen wurden, widersprechen. In so einem Fall haben die Interoperabilitäts- und Sicherheitsstandards der Informationstechnik, die gemäß § 3 Abs. 1 des Vertrags über die Errichtung des IT-Planungsrats beschlossen wurden, Vorrang vor den konkurrierenden Standards in allgemeinen Verwaltungsvorschriften.

Anforderungen an den Einsatz

Elektronische Mittel und deren technische Merkmale müssen allgemein verfügbar, nichtdiskriminierend und mit allgemein verbreiteten Geräten und Programmen der Informations- und Kommunikationstechnologie kompatibel sein.

  • Nicht diskriminierend sind elektronische Mittel dann, wenn sie für alle Menschen, auch für Menschen mit Behinderungen, ohne besondere Erschwernis und grundsätzlich ohne fremde Hilfe zugänglich und nutzbar sind. Mit dieser Anforderung verknüpft ist die Verpflichtung des Auftraggebers zur barrierefreien Ausgestaltung der elektronischen Mittel.
  • Allgemein verfügbar sind elektronische Mittel dann, wenn sie für alle Menschen ohne Einschränkung verfügbar sind und bei Bedarf, gegebenenfalls gegen ein marktübliches Entgelt, erworben werden können.
  • Mit allgemein verbreiteten Geräten und Programmen der Informations- und Kommunikationstechnologie kompatibel sind elektronische Mittel dann, wenn jeder Bürger und jedes Unternehmen die in privaten Haushalten oder in Unternehmen üblicherweise verwendeten Geräte und Programme der Informations- und Kommunikationstechnologie nutzen kann, um sich über öffentliche Vergabeverfahren zu informieren oder an öffentlichen Vergabeverfahren teilzunehmen.

Die eingesetzten elektronischen Mittel dürfen den Zugang von Unternehmen zum Vergabeverfahren nicht einschränken. Der Zugang zum Verfahren ist allerdings nicht schon deshalb eingeschränkt, weil ein Auftraggeber die maximale Größe von Dateien festlegt, die im Rahmen eines Vergabeverfahrens an ihn gesendet werden können. Im Zusammenhang mit dem unbeschränkten Zugang hat der Auftraggeber auch die barrierefreie Ausgestaltung der elektronischen Mittel nach den §§ 4 und 11 BGG (Behindertengleichstellungsgesetz) zu gewährleisten.

Das heißt, dass beispielsweise die besonderen Belange Gehörloser oder Blinder bei der Gestaltung elektronischer Vergabeplattformen zu berücksichtigen sind. Die elektronischen Mittel sind so einzurichten, dass niemand von der Nutzung ausgeschlossen ist und sie von allen gleichermaßen genutzt werden können. Die verwendeten, barrierefreien Lösungen sollen auf eine möglichst allgemeine, breite Nutzbarkeit abgestimmt werden.

Bei der barrierefreien Gestaltung von Informationstechnik ist insbesondere zu beachten, dass Internetangebote einschließlich ihrer grafischen Programmoberflächen so zu gestalten sind, dass sie von behinderten Menschen grundsätzlich uneingeschränkt genutzt werden können. Die Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung – BITV 2.0 enthält genaue Vorgaben zur Ausgestaltung der Informationstechnik im Einzelnen.

Unversehrtheit, Vertraulichkeit und Echtheit

Der Auftraggeber hat für das Senden, Empfangen, Weiterleiten und Speichern von Daten in einem Vergabeverfahren ausschließlich solche elektronischen Mittel zu verwenden, welche die Unversehrtheit, die Vertraulichkeit und die Echtheit der Daten gewährleisten.

  • Die Unversehrtheit von Daten, auch Datenintegrität, bedeutet, dass die Daten nach Versand nicht durch unberechtigte Dritte verändert oder gar gelöscht wurden.
  • Die Vertraulichkeit von Daten wird gewahrt, indem verhindert wird, dass unberechtigte Dritte vom Inhalt dieser Daten Kenntnis nehmen.
  • Die Echtheit bezeichnet die Authentizität der Daten. Die Datenquelle beziehungsweise der Absender der Daten muss zweifelsfrei identifiziert werden können.

Es ist Aufgabe des Auftraggebers, die Unversehrtheit, die Vertraulichkeit und die Echtheit aller verfahrensbezogenen Daten zu gewährleisten. Die verwendete Informations- und Kommunikationstechnologie muss daher vor fremden Zugriffen geschützt werden. Zu diesem Zweck sind durch den Auftraggeber geeignete organisatorische und technische Maßnahmen zu ergreifen. Dabei sollen nur solche technischen Systeme und Bestandteile eingesetzt werden, die dem aktuellen Stand der Technik entsprechen.

Die Sicherstellung der Unversehrtheit, der Vertraulichkeit und der Echtheit ist durch eine Verschlüsselung der Daten möglich. Dabei ist es wichtig, dass die Daten sowohl verschlüsselt auf einem sicheren Kanal transportiert als auch verschlüsselt in einem sicheren Speicher abgelegt werden. Eine Möglichkeit zur Absenderidentifizierung und zur Wahrung der Datenintegrität und Vertraulichkeit ist, die Übersendung von Daten per DE-Mail zu verlangen. Auch elektronische Signaturen können die Echtheit der übermittelten Daten gewährleisten. Elektronische Signaturen kann der Auftraggeber für Interessensbekundungen, Interessensbestätigungen, Teilnahmeanträge und Angebote verlangen, wenn die zu übermittelnden Daten erhöhte Anforderungen an die Sicherheit stellen (vgl. 1.3.6. Übermittlung Teilnahmeanträge, Angebote).

Notwendige Informationen

Der Auftraggeber muss den Unternehmen alle notwendigen Informationen zur Verfügung stellen über

  1. die in einem Vergabeverfahren verwendeten elektronischen Mittel,
  2. die technischen Parameter zur Einreichung von Teilnahmeanträgen, Angeboten und Interessensbestätigungen mithilfe elektronischer Mittel und
  3. die verwendeten Verschlüsselungs- und Zeiterfassungsverfahren.

Dies soll die Unternehmen in die Lage versetzen, die verlangten elektronischen Mittel und Verfahren auch verstehen und verwenden zu können.

1.3.3Alternative elektronische Mittel 1.3.3Alternative elektronische Mittel

Elektronische Mittel und deren technische Merkmale müssen grundsätzlich allgemein verfügbar sein. In Ausnahmefällen darf der Auftraggeber jedoch auch die Nutzung elektronischer Mittel vorschreiben, die nicht allgemein verfügbar sind. In diesem Fall sind alternative elektronische Mittel zu verwenden, die nicht für alle Menschen ohne Einschränkung verfügbar sind und die auch nicht bei Bedarf – gegebenenfalls gegen marktübliches Entgelt – von allen Menschen erworben werden können.

Voraussetzungen

Die Verwendung alternativer elektronischer Mittel in einem Vergabeverfahren ist nur in Ausnahmefällen gestattet. Ein solcher Ausnahmefall liegt zum einen vor, wenn es aus Sicherheitsgründen zum Schutz besonders sensibler Daten erforderlich ist, elektronische Mittel zu verwenden, die nicht allgemein verfügbar sind. Zum anderen liegt ein Ausnahmefall vor, wenn bestimmte Daten übermittelt werden müssen, deren Übermittlung aus anderen, zum Beispiel technischen, Gründen nicht mit allgemein verfügbaren elektronischen Mitteln möglich ist.

Der Auftraggeber kann die Verwendung alternativer elektronischer Mittel unter der Bedingung verlangen, dass er

  1. den Unternehmen während des gesamten Vergabeverfahrens unter einer Internetadresse einen unentgeltlichen, uneingeschränkten, vollständigen und direkten Zugang zu diesen alternativen elektronischen Mitteln gewährt und
  2. diese alternativen elektronischen Mittel selbst verwendet.

Die Internetadresse muss in derBekanntmachung oder in der Aufforderung zur Interessensbestätigung angegeben werden.

Wenn der Auftraggeber keinen uneingeschränkten, vollständigen und direkten Zugang zu den verwendeten alternativen elektronischen Mitteln einräumen kann und das Fehlen eines solchen Zuganges nicht auf dem Verschulden des betreffenden Unternehmens beruht (weil es zum Beispiel nicht über die üblicherweise verwendeten Geräte oder Programme verfügt), muss der Auftraggeber zu den verwendeten alternativen elektronischen Mitteln anderweitig Zugang gewähren. Dazu kann er zum Beispiel die Nutzung spezieller sicherer Kanäle vorschreiben, zu denen er den Unternehmen jeweils einen individuellen Zugang gewährt.

Bauwerksdatenmodellierung

Der Auftraggeber kann im Rahmen der Vergabe von Bauleistungen und für Wettbewerbe die Nutzung elektronischer Mittel für die Bauwerksdatenmodellierung verlangen. Elektronische Mittel für die Bauwerksdatenmodellierung sind sogenannte BIM-Systeme (building information modeling system). Dabei handelt es sich um eine Methode zur Erstellung und Nutzung intelligenter digitaler Bauwerksmodelle, die es sämtlichen Projektbeteiligten ermöglichen, bei der Planung und Realisierung auf eine gemeinsame Datenbasis zurückzugreifen. Projektbeteiligte können zum Beispiel Architekten, Ingenieure, Bauherren oder Bauausführende sein. Die Verwendung dieser BIM-Systeme kann daher besonders für die Auftragsausführung nützlich sein.

Die Auftraggeber sind jedoch nicht verpflichtet, die Nutzung von digitalen Bauwerksdatenmodellierungssystemen im Rahmen der Vergabe öffentlicher Aufträge vorzuschreiben.

Voraussetzung für den Einsatz solcher elektronischer Mittel für die Bauwerksdatenmodellierung sind allgemein zugängliche offene Schnittstellen, die produktneutrale Ausschreibungen ermöglichen.

Sofern die verlangten elektronischen Mittel für die Bauwerksdatenmodellierung nicht allgemein verfügbar sind, hat der Auftraggeber einen alternativen Zugang zu diesen anzubieten. Dazu muss er

  1. den Unternehmen während des gesamten Vergabeverfahrens unter einer Internetadresse einen unentgeltlichen, uneingeschränkten, vollständigen und direkten Zugang zu diesen alternativen elektronischen Mitteln gewähren und
  2. diese alternativen elektronischen Mittel zur Bauwerksdatenmodellierung selbst verwenden.
Besonderheiten SektVO

In der SektVO gibt es keine Regelung zur Nutzung elektronischer Mittel im Rahmen der Bauwerksdatenmodellierung.

1.3.4Bekanntmachungen 1.3.4Bekanntmachungen

Der Auftraggeber hat für jegliche Veröffentlichungen im Amtsblatt der Europäischen Union elektronische Mittel zu verwenden. Die veröffentlichte Auftragsbekanntmachung und die Vergabeunterlagen müssen für jedes Unternehmen ohne Registrierung frei zugänglich sein.

Veröffentlichung und Auftragsbekanntmachung
Veröffentlichung und Auftragsbekanntmachung

Veröffentlichung

Auftragsbekanntmachungen, aber auch Vorinformationen, Vergabebekanntmachungen und Bekanntmachungen über Auftragsänderungen (Bekanntmachungen) (vgl. 2.3. Veröffentlichung) sind dem Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union mit elektronischen Mitteln zu übermitteln. Der Auftraggeber muss den Tag der Absendung nachweisen können.

Registrierung

Die Auftragsbekanntmachung muss jedem interessierten Unternehmen frei zugänglich sein. Für den Zugang zur Auftragsbekanntmachung darf der Auftraggeber von den Unternehmen keine Registrierung verlangen. Eine Registrierung ist die Angabe einer eindeutigen Unternehmensbezeichnung sowie einer elektronischen Adresse, einer E-Mail-Adresse, durch die Unternehmen. Dies gilt auch für den Zugang zur Vorinformation und zu den Vergabeunterlagen.

Für sämtliche sonstigen Aktivitäten im Rahmen eines Vergabeverfahrens, wie zum Beispiel für das Stellen einer Frage zum Verfahren, für das Abgeben einer Interessensbestätigung oder für das Einreichen eines Teilnahmeantrages oder eines Angebotes, darf der Auftraggeber von den Unternehmen verlangen, sich zu registrieren. Von Unternehmen mit Sitz in Deutschland kann bei der Registrierung anstelle einer E-Mail-Adresse eine DE-Mail-Adresse verlangt werden. Die bei der Registrierung angegebenen Daten dürfen vom Auftraggeber ausschließlich dazu verwendet werden, Daten mithilfe elektronischer Mittel an die Unternehmen zu übersenden. Außerdem kann der Auftraggeber diese Angaben nutzen, um Unternehmen über Änderungen im Vergabeverfahren zu informieren oder um sie darauf aufmerksam zu machen, dass Fragen von Unternehmen zum Vergabeverfahren beantwortet wurden und wo diese Antworten abgerufen werden können.

Es ist außerdem zulässig, den Unternehmen die Möglichkeit anzubieten, sich freiwillig für den Zugang zur Auftragsbekanntmachung zu registrieren. Eine freiwillige Registrierung bietet Unternehmen den Vorteil, dass der Auftraggeber sie automatisch durch einen Hinweistext auf der von ihnen genutzten Vergabeplattform über auf der Plattform veröffentlichte Antworten auf Fragen zum Vergabeverfahren informieren kann. Unternehmen, die von der Möglichkeit der freiwilligen Registrierung keinen Gebrauch machen, müssen sich selbstständig informieren, ob der Auftraggeber Fragen zum Vergabeverfahren beantwortet hat.

 

1.3.5Bereitstellung Vergabeunterlagen 1.3.5Bereitstellung Vergabeunterlagen

Die Vergabeunterlagen umfassen alle Angaben, die erforderlich sind, um den Unternehmen eine Entscheidung zur Teilnahme am Vergabeverfahren zu ermöglichen. Daher müssen die Vergabeunterlagen bereits zu Beginn des Vergabeverfahrens elektronisch für die Unternehmen bereitgestellt werden.

 

Bereitstellung der Vergabeunterlagen mit elektronischen Mitteln
Bereitstellung der Vergabeunterlagen mit elektronischen Mitteln

Zugang / elektronische Adresse

Die Vergabeunterlagen (vgl. 2.2. Vorbereitung und Vergabeunterlagen) müssen durch die Unternehmen unter einer elektronischen Adresse unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt abgerufen werden können. Eine elektronische Adresse ist eine Internetadresse. Der Auftraggeber muss diese Internetadresse in der Auftragsbekanntmachung oder – im Falle einer Vorinformation – in der Aufforderung zur Interessensbestätigung angeben. Die Unternehmen müssen also ab dem Tag der Bekanntmachung Zugriff auf die Unterlagen haben können. Auftraggeber können so Vervielfältigungs- und Versandkosten sparen.

  • Unentgeltlich abrufbar sind die Vergabeunterlagen dann, wenn am Vergabeverfahren interessierte Unternehmen kein Entgelt entrichten müssen, um die Vergabeunterlagen aufzufinden, sie zu empfangen oder sie sich anzeigen zu lassen. Außerdem müssen alle Funktionen der elektronischen Mittel, die nach dem jeweils aktuellen Stand der Technik erforderlich sind, um auf die Vergabeunterlagen zugreifen zu können, ebenfalls unentgeltlich zugänglich und nutzbar sein. Zulässig ist es aber, wenn der Auftraggeber zusätzlich entgeltliche Dienste anbietet, die Leistungen erbringen können, die über das Auffinden, das Empfangen und das Anzeigen der Vergabeunterlagen und die Nutzung der dafür erforderlichen Funktionen elektronischer Mittel hinausgehen. Das können beispielsweise Dienste sein, die das Auffinden von Bekanntmachungen im Internet vereinfachen.
  • Uneingeschränkt und direkt abrufbar sind die Vergabeunterlagen dann, wenn die Bekanntmachung mit der anzugebenden Internetadresse einen eindeutigen und vollständig beschriebenen medienbruchfreien elektronischen Weg zu den Vergabeunterlagen enthält. Das heißt, dass der Zugriff auf die Vergabeunterlagen mithilfe elektronischer Mittel keine wesentlichen Zwischenschritte und keinen wesentlichen Zeitverlust verursachen darf. Uneingeschränkt und direkt abrufbar bedeutet auch, dass sich interessierte Bürger oder Unternehmen weder mit ihrem Namen, einer Benutzerkennung oder einer E-Mail-Adresse registrieren müssen, um sich über Auftragsvergaben zu informieren oder die notwendigen Unterlagen abrufen zu können. Daher ist der Auftraggeber verpflichtet, auch Änderungen, Ergänzungen und Klarstellungen zu den Vergabeunterlagen direkt und uneingeschränkt zur Verfügung zu stellen.
  • Vollständig abrufbar sind die Vergabeunterlagen, wenn sämtliche Vergabeunterlagen und nicht nur Teile derselben über die Internetadresse zugänglich sind.

 

Registrierung

Damit die Vergabeunterlagen uneingeschränkt und direkt abrufbar sind, darf der Auftraggeber für den Zugang zu den Vergabeunterlagen von den Unternehmen keine Registrierung verlangen (vgl. 1.3.4. Bekanntmachung). Für das Stellen von Bieterfragen oder für das Einreichen eines Angebotes darf allerdings eine Registrierung verlangt werden.

Es ist außerdem zulässig, den Unternehmen die Möglichkeit anzubieten, sich freiwillig für den Zugang zu den Vergabeunterlagen zu registrieren. Eine freiwillige Registrierung bietet Unternehmen den Vorteil, dass der Auftraggeber sie automatisch durch einen Hinweistext auf der von ihnen genutzten Vergabeplattform über Änderungen, Ergänzungen, Klarstellungen und Fragen zu den Vergabeunterlagen informieren kann.

Unternehmen, die von der Möglichkeit der freiwilligen Registrierung keinen Gebrauch machen, müssen sich selbstständig und eigenverantwortlich darüber informieren, ob während der Angebotsfrist Änderungen, Ergänzungen, Klarstellungen oder sonstige zusätzliche Informationen zu den Vergabeunterlagen elektronisch bereitgestellt worden sind. Unterlassen die Unternehmen dies, liegt das Risiko, ein Angebot auf der Grundlage veralteter Vergabeunterlagen erstellt zu haben und daher im weiteren Verlauf vom Verfahren ausgeschlossen zu werden, bei ihnen selbst.

 

Schutz der Vertraulichkeit

Der Auftraggeber gibt in der Auftragsbekanntmachung oder in der Aufforderung zur Interessensbestätigung an, welche Maßnahmen er zum Schutz der Vertraulichkeit von Informationen anwendet und wie auf die Vergabeunterlagen zugegriffen werden kann. Schreibt der Auftraggeber Maßnahmen zum Schutz der Vertraulichkeit vor, wird die Angebotsfrist grundsätzlich um fünf Tage verlängert.

Besteht die Maßnahme zum Schutz der Vertraulichkeit ausschließlich in der Abgabe einer Verschwiegenheitserklärung, ist es ausnahmsweise nicht nötig, die Frist zu verlängern, weil es für die Unternehmen keinen Mehraufwand bedeutet, eine solche Erklärung abzugeben.

Unabhängig davon kann auch in Fällen hinreichend begründeter Dringlichkeit von einer Fristverlängerung abgesehen werden.

Kann bei Verwendung allgemein verfügbarer elektronischer Mittel das für die zu übermittelnden Daten erforderliche Datenschutz- oder Sicherheitsniveau nicht gewährleistet werden, prüft der Auftraggeber zunächst, ob die Daten durch die Verwendung alternativer elektronischer Mittel gesichert werden können. Ist die Sicherung der Daten durch alternative elektronische Mittel nicht möglich, kann der Auftraggeber auch die kombinierte Verwendung elektronischer und anderer als elektronischer Mittel oder alternativ die Verwendung ausschließlich nicht-elektronischer Mittel vorschreiben. Die Verwendung anderer als elektronischer Mittel (oder einer Kombination anderer als elektronischer Mittel und elektronischer Mittel) ist dem Auftraggeber jedoch nur hinsichtlich des Schutzes besonders sensibler Daten gestattet. Es soll bevorzugt auf alternative elektronische Mittel zurück gegriffen werden, wenn das nötige Schutzniveau so auch sichergestellt werden kann.

1.3.6Übermittlung Teilnahmeanträge, Angebote 1.3.6Übermittlung Teilnahmeanträge, Angebote

Teilnahmeanträge und Angebote, aber auch Interessensbekundungen und Interessensbestätigungen müssen die Unternehmen elektronisch übersenden, wenn kein Ausnahmefall vorliegt (vgl. 1.3.7. Übergangsfristen; 1.3.8. Ausnahmen).

 

Übermittlung mittels elektronischer Mittel
Übermittlung mittels elektronischer Mittel

Textform

Die Unternehmen müssen ihre Interessensbekundungen, Interessensbestätigungen, Teilnahmeanträge und Angebote in Textform gemäß § 126b BGB mithilfe elektronischer Mittel übermitteln. Ist durch Gesetz die Textform vorgeschrieben, so muss eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben werden. Ein dauerhafter Datenträger ist jedes Medium, das

  1. es dem Empfänger ermöglicht, eine auf dem Datenträger befindliche, an ihn persönlich gerichtete Erklärung so aufzubewahren oder zu speichern, dass sie ihm während eines für ihren Zweck angemessenen Zeitraums zugänglich ist, und
  2. geeignet ist, die Erklärung unverändert wiederzugeben.

Auch Daten, die aus dem Internet heruntergeladen werden und dann gespeichert und ausgedruckt werden können, sind in diesem Sinne zur dauerhaften Darstellung geeignet und erfüllen die Anforderungen an die Textform.

Anforderungen an die verwendeten elektronischen Mittel

Die elektronischen Mittel (vgl. 1.3.2. Elektronische Mittel) zur Übermittlung von Interessensbekundungen, Interessensbestätigungen, Teilnahmeanträgen und Angeboten müssen gewährleisten, dass

  1. die Uhrzeit und der Tag des Datenempfangs genau zu bestimmen sind,
  2. kein vorfristiger Zugriff auf die empfangenen Daten möglich ist,
  3. der Termin für den erstmaligen Zugriff auf die empfangenen Daten nur von den Berechtigten festgelegt oder geändert werden kann,
  4. nur die Berechtigten Zugriff auf die empfangenen Daten oder auf einen Teil derselben haben,
  5. nur die Berechtigten nach dem festgesetzten Zeitpunkt Dritten Zugriff auf die empfangenen Daten oder auf einen Teil derselben einräumen dürfen,
  6. empfangene Daten nicht an Unberechtigte übermittelt werden und
  7. Verstöße oder versuchte Verstöße gegen die Anforderungen gemäß den Nummern 1 bis 6 eindeutig festgestellt werden können.

 

Elektronische Signatur

Liegen erhöhte Anforderungen an das Sicherheitsniveau der zu übermittelnden Daten vor, darf der Auftraggeber von den Unternehmen verlangen, ihre Interessensbekundungen, Interessensbestätigungen, Teilnahmeanträge und Angebote mit einer elektronischen Signatur zu versehen, wenn die elektronische Signatur zur Gewährleistung des Sicherheitsniveaus erforderlich ist.

Voraussetzung dafür ist, dass der Auftraggeber das Sicherheitsniveau festlegt, dem die Daten genügen müssen, welche in direktem Zusammenhang mit der Einreichung von Interessensbekundungen, Interessensbestätigungen, Teilnahmeanträgen und Angeboten gesendet, empfangen, weitergeleitet oder gespeichert werden. Dazu muss er prüfen, ob die zu übermittelnden Daten erhöhte Anforderungen an die Sicherheit stellen. Die Festlegung dieses Sicherheitsniveaus muss das Ergebnis einer Verhältnismäßigkeitsprüfung im Einzelfall sein. Dabei ist abzuwägen zwischen einerseits den Auswirkungen der Maßnahmen, die zur Sicherung einer richtigen und zuverlässigen Authentifizierung der Datenquelle und der Unversehrtheit der Daten erforderlich sind, und andererseits den von nicht berechtigten Datenquellen stammenden und / oder von fehlerhaften Daten ausgehenden Gefahren. (vgl. 1.3.2. Elektronische Mittel) Unter ansonsten gleichen Bedingungen wird beispielsweise das Sicherheitsniveau, dem eine E-Mail genügen muss, die ein Unternehmen an einen Auftraggeber sendet, um sich nach der Postanschrift des Auftraggebers zu erkundigen, deutlich niedriger einzuschätzen sein als das Sicherheitsniveau, dem das von einem Unternehmen eingereichte Angebot genügen muss. In gleicher Weise kann Ergebnis einer Einzelfallabwägung sein, dass bei der erneuten Einreichung elektronischer Kataloge oder bei der Einreichung von Angeboten im Rahmen von Kleinstwettbewerben bei einer Rahmenvereinbarung oder beim Abruf von Vergabeunterlagen nur ein niedriges Sicherheitsniveau zu gewährleisten ist.

Ist das zu gewährleistende Sicherheitsniveau so hoch, dass zur Authentifizierung der Datenquelle im Einzelfall elektronische Signaturen erforderlich sind, kann der Auftraggeber sowohl eine fortgeschrittene elektronische Signatur als auch eine qualifizierte elektronische Signatur verlangen, mit welcher die Interessensbekundungen, Interessensbestätigungen, Teilnahmeanträge oder Angebote zu versehen sind. § 2 SigG (Signaturgesetz) schreibt vor, welche Voraussetzungen fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen erfüllen müssen. Der Auftraggeber hat ein Wahlrecht, ob er eine fortgeschrittene oder eine qualifizierte elektronische Signatur verlangt.

Eine fortgeschrittene elektronische Signatur ist eine Signatur, die

  • ausschließlich dem Signaturschlüssel-Inhaber zugeordnet ist,
  • die Identifizierung des Signaturschlüssel-Inhabers ermöglicht,
  • mit Mitteln erzeugt wird, die der Signaturschlüssel-Inhaber unter seiner alleinigen Kontrolle halten kann, und
  • mit Daten, auf die sie sich bezieht, so verknüpft ist, dass eine nachträgliche Veränderung der Daten erkannt werden kann.

Diese Voraussetzungen müssen gleichzeitig vorliegen.

Eine qualifizierte elektronische Signatur muss dieselben Voraussetzungen wie eine fortgeschrittene elektronische Signatur erfüllen und zusätzlich

  • auf einem zum Zeitpunkt ihrer Erzeugung gültigen beruhen und
  • mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit erzeugt worden sein.

Zertifikate sind elektronische Bescheinigungen, mit denen Signaturprüfschlüssel einer Person zugeordnet werden und die Identität dieser Person bestätigt wird. Eine fortgeschrittene elektronische Signatur kann auf einem Zertifikat zur Identifizierung des Signierenden basieren. Dies ist aber nicht zwingend notwendig. Es ist auch möglich, die Identität des Datenabsenders durch andere Identifizierungsmerkmale festzustellen.

Qualifizierte elektronische Signaturen beruhen indessen immer auf qualifizierten Zertifikaten. Qualifizierte Zertifikate sind Zertifikate für natürliche Personen, welche die eindeutige Identifizierung des Signaturschlüsselinhabers ermöglichen und von Zertifizierungsdiensteanbietern, auch als sog. Trustcenter bezeichnet, ausgestellt werden. Die Zertifizierungsdiensteanbieter müssen die nach dem Signaturgesetz geltenden Anforderungen erfüllen. Dazu ist der Zertifizierungsdiensteanbieter verpflichtet, Personen, die ein qualifiziertes Zertifikat beantragen, zuverlässig zu identifizieren, sodass aufgrund eines qualifizierten Zertifikats auch die tatsächliche Identität der signierenden Person feststellbar ist.

Eine elektronische Signatur basiert im Allgemeinen auf zwei elektronischen Schlüsseln, einem privaten und einem öffentlichen Schlüssel. Mit einem privaten Schlüssel können Daten verschlüsselt werden. Diese Daten können dann nur mit dem passenden öffentlichen Schlüssel wieder entschlüsselt werden. Der private Signaturschlüssel wird einer Person einmalig eindeutig zugeordnet. Dieser private Schlüssel ist auf einer Chipkarte gespeichert. Diese Chipkarte kann von dem Signaturschlüsselinhaber immer wieder zum Signieren elektronischer Dokumente verwendet werden, allerdings nur in Kombination mit einer PIN-Nummer. Zum Erzeugen einer elektronischen Signatur für ein elektronisches Dokument wird die Chipkarte in ein Lesegerät eingeführt, die Signaturfunktion der Chipkarte aktiviert und anschließend die PIN-Nummer eingegeben. Das signierte Dokument kann sodann versandt werden.

Durch den entsprechenden öffentlichen Signaturschlüssel kann die Signatur, z.B. durch den Auftraggeber, geprüft werden. Das zum privaten Signaturschlüssel gehörende Zertifikat, das die Zuordnung des Schlüssels zu einer natürlichen Person bestätigt, muss bei jeder elektronischen Datenübertragung vorhanden und vorweisbar sein.

Schreibt der Auftraggeber vor, dass Unterlagen elektronisch zu signieren sind, muss er die technischen Rahmenbedingungen so gestalten, dass gültige fortgeschrittene elektronische Signaturen und gültige qualifizierte Zertifikate, die von Unternehmen aus anderen Mitgliedstaaten der Europäischen Union ausgestellt wurden, akzeptiert werden. Dies folgt aus dem Diskriminierungsverbot. Unternehmen aus anderen Mitgliedstaaten der Europäischen Union dürfen nicht aufgrund der Verwendung anderer als deutscher elektronischer Signaturen und qualifizierter Zertifikate schlechter gestellt sein.

1.3.7Übergangsfristen 1.3.7Übergangsfristen

Für die vollumfängliche Einführung der elektronischen Vergabe gibt es Übergangsfristen. Während dieser Übergangsfristen ist der Auftraggeber noch nicht grundsätzlich zur elektronischen Kommunikation im Vergabeverfahren verpflichtet beziehungsweise noch nicht dazu verpflichtet, den Unternehmen die elektronische Kommunikation vorzuschreiben. Die Übergangsbestimmungen regeln also Ausnahmen von der Pflicht des Auftraggebers, die Verwendung elektronischer Mittel vorzuschreiben. Die Unternehmen sind in jedem Fall verpflichtet, die vom Auftraggeber vorgeschriebenen Kommunikationsmittel zu verwenden.

Für die Übermittlung von Bekanntmachungen und die Bereitstellung der Vergabeunterlagen gelten die Übergangsfristen nicht. Hier besteht für den Auftraggeber bereits jetzt die Pflicht zur Nutzung elektronischer Mittel.

Im Hinblick auf die sonstige Kommunikation, das heißt das Senden, Empfangen, Weiterleiten und Speichern von Daten, kann der Auftraggeber bis zum Ablauf der Übergangsfristen auf die Anordnung, elektronische Mittel für die Kommunikation zu nutzen, verzichten. Konkret darf er auch verlangen, dass die Übermittlung der Angebote, Teilnahmeanträge und Interessensbestätigungen auf dem Postweg, auf einem anderem geeigneten Weg, per Fax oder durch die Kombination dieser Mittel erfolgen muss. Obwohl in der Vergabeverordnung nicht ausdrücklich genannt, sind auch Interessensbekundungen von dieser Regelung erfasst, da sie zumindest unter den Begriff „sonstige Kommunikation“ fallen.

Übergangsfristen
Übergangsfristen

Die Unternehmen haben keinen Anspruch darauf, dass der Auftraggeber die Nutzung elektronischer Kommunikationsmittel bis zum Ende der Übergangsfristen noch nicht verlangt. Der Auftraggeber hat auch schon vor Ablauf dieser Übergangsfristen die Möglichkeit, die Einreichung von Interessensbestätigungen, Teilnahmeanträgen und Angeboten ausschließlich mit elektronischen Mitteln vorzuschreiben. In diesen Fällen sind die Unternehmen verpflichtet, die Dokumente entsprechend elektronisch einzureichen. Die Übermittlung in Papierform wäre in diesen Fällen ein Formfehler, der zum Ausschuss der eingereichten Unterlagen führen würde. (vgl. 2.5.4. Ausschluss)

Zentrale Beschaffungsstellen dürfen in den oben genannten Fällen noch bis zum 18. April 2017 die Verwendung anderer als elektronischer Mittel zur Kommunikation im Vergabeverfahren vorschreiben. Eine zentrale Beschaffungsstelle ist ein öffentlicher Auftraggeber, der für andere öffentliche Auftraggeber dauerhaft Liefer- und Dienstleistungen beschafft, öffentliche Aufträge vergibt oder Rahmenvereinbarungen abschließt. (vgl. 1.4.2. Zentrale Beschaffung; Gelegentliche gemeinsame Auftragsvergabe)

Alle anderen Auftraggeber können noch bis zum 18. Oktober 2018 darauf verzichten, die Nutzung elektronischer Kommunikationsmittel vorzugeben. Nach Ablauf dieser Frist sind die Auftraggeber dann umfassend dazu verpflichtet, die Nutzung elektronischer Kommunikationsmittel für das Vergabeverfahren vorzuschreiben, falls nicht aus technischen oder Sicherheitsgründen im Einzelfall eine besondere Ausnahme von dieser Verpflichtung eingreift.

 

1.3.8Ausnahmen 1.3.8Ausnahmen

Abgesehen von seinen Möglichkeiten während Übergangsfristen (vgl 1.3.7. Übergangsfristen) kann der Auftraggeber auch in technisch- oder Sicherheitsbedingten Ausnahmefällen auf die elektronische Kommunikation verzichten. Dies betrifft zum einen die Bereitstellung der Vergabeunterlagen und zum anderen die Einreichung der Angebote durch die Unternehmen.

Technikbedingte Ausnahmen bei der Bereitstellung von Vergabeunterlagen

Der Auftraggeber ist grundsätzlich zur unentgeltlichen, uneingeschränkten, vollständigen und direkten Bereitstellung der Vergabeunterlagen unter einer elektronischen Adresse (vgl. 1.3.5. Bereitstellung Vergabeunterlagen), das heißt zur Bereitstellung mithilfe elektronischer Mittel, verpflichtet. In Ausnahmefällen darf er die Vergabeunterlagen jedoch aus technischen Gründen auf einem anderen geeigneten Weg übermitteln.

In den folgenden Ausnahmefällen ist es dem Auftraggeber gestattet von einer Bereitstellung der Vergabeunterlagen mithilfe elektronischer Mittel abzusehen:

  • Fehlende IKT-Kompatibilität,
  • Spezielle Dateiformate und
  • Nicht verfügbare Bürogeräte.

Der Auftraggeber ist in diesen Fällen nicht zur Verwendung elektronischer Mittel verpflichtet. Denkbar ist daher zum Beispiel eine Übermittlung der Vergabeunterlagen auf dem Postweg, per Fax oder durch eine Kombination elektronischer und nicht elektronischer Mittel.

Werden die Vergabeunterlagen nicht unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt abrufbar unter einer Internetadresse zur Verfügung gestellt sondern durch andere als elektronische Mittel übersendet, wird die Angebotsfrist um fünf Tage verlängert, sofern nicht ein Fall hinreichend begründeter Dringlichkeit vorliegt.

 

Fehlende IKT-Kompatibilität. Der Auftraggeber kann die Vergabeunterlagen mit anderen als elektronischen Mitteln übermitteln, wenn zum Abruf der Vergabeunterlagen elektronische Mittel erforderlich wären, die aufgrund der besonderen Art der Auftragsvergabe nicht mit allgemein verfügbaren oder verbreiteten Geräten und Programmen der Informations- und Kommunikationstechnologie (IKT) kompatibel sind. Die IKT-Kompatibilität fehlt dann, wenn nicht die Geräte und Programme der Informations- und Kommunikationstechnologie in privaten Haushalten oder in Unternehmen üblicherweise verwendet werden und nicht jeder Bürger und jedes Unternehmen diese nutzen kann, um die Vergabeunterlagen abzurufen.

Die Ausnahme vom Gebrauch elektronischer Mittel bezieht sich dann auch nur auf diejenigen Bestandteile der Vergabeunterlagen, die von dieser Ausnahmeregelung erfasst sind. Nur diejenigen Vergabeunterlagen, zu deren Abruf elektronische Mittel ohne die nötige IKT-Kompatibilität erforderlich wären, dürfen ohne elektronische Mittel übersandt werden. Die übrigen Vergabeunterlagen sind ganz normal unter einer elektronischen Adresse bereitzustellen.

 

Spezielle Dateiformate. Der Auftraggeber kann die Vergabeunterlagen auf einem anderen geeigneten Weg übermitteln, wenn die zum Abruf der Vergabeunterlagen erforderlichen elektronischen Mittel Dateiformate verwenden, die nicht mit allgemein verfügbaren oder verbreiteten Programmen verarbeitet werden können oder die durch kostenpflichtige und nicht allgemein verfügbare Lizenzen geschützt sind.

Nur diejenigen Teile der Vergabeunterlagen, für welche die elektronischen Mittel die speziellen Dateiformate verwenden, dürfen mit anderen als elektronischen Mitteln zur Verfügung gestellt werden.

 

Nicht verfügbare Bürogeräte. Der Auftraggeber kann auf die Übermittlung mit elektronischen Mitteln verzichten, wenn die erforderlichen elektronischen Mittel zum Abruf der Vergabeunterlagen die Verwendung von Bürogeräten voraussetzen, die dem Auftraggeber nicht allgemein zur Verfügung stehen. Hiervon erfasst sind beispielsweise Bürogeräte wie Großformatdrucker oder Plotter.

Auch in diesem Zusammenhang dürfen nur die Vergabeunterlagen, zu deren Abruf spezielle Bürogeräte erforderlich sind, auf anderem als elektronischem Wege übermittelt werden.

 

Technikbedingte Ausnahmen bei der Übermittlung von Angeboten

Unabhängig vom Ablauf der Übergangsfristen (vgl. 1.3.7. Übergangsfristen) kann der Auftraggeber auch aus technischen Gründen verlangen, dass die Angebote durch andere als elektronische Mittel einzureichen sind. Die Verwendung anderer als elektronischer Mittel ist auf diejenigen Angebotsbestandteile beschränkt, für welche die Übermittlung mit elektronischen Mitteln nicht verlangt wird. In diesen Fällen erfolgt die Kommunikation

  • auf dem Postweg,
  • auf einem anderen geeigneten Weg oder
  • in Kombination von postalischem / einem anderen geeigneten Weg und der Verwendung elektronischer Mittel.

Der Auftraggeber muss im Vergabevermerk die Gründe angeben, warum die Angebote oder Angebotsbestandteile technikbedingt nicht mithilfe elektronischer Mittel eingereicht werden sollen.

Diese Regelung gilt ausdrücklich nur für Angebote, nicht für Interessensbekundungen, Interessensbestätigungen und Teilnahmeanträge.

Die Unternehmen haben die Angebote auf dem Weg einzureichen, den der Auftraggeber vorschreibt. Beachtet ein Unternehmen diese Vorgaben des Auftraggebers nicht, sind die von diesem Unternehmen eingereichten Angebote wegen eines Verstoßes gegen die Formvorschriften vom Vergabeverfahren auszuschließen (vgl. 2.5.4. Ausschluss).

In den folgenden Ausnahmefällen ist es dem Auftraggeber überlassen, die Angebote mithilfe anderer als elektronischer Mittel einreichen zu lassen:

  • Fehlende IKT-Kompatibilität,
  • Spezielle Dateiformate,
  • Nicht verfügbare Bürogeräte und
  • Einreichung physischer oder maßstabsgetreuer Modelle.

 

Fehlende IKT-Kompatibilität. Der Auftraggeber ist nicht verpflichtet, die Einreichung von Angeboten mithilfe elektronischer Mittel zu verlangen, wenn die zur Einreichung von Angeboten erforderlichen elektronischen Mittel aufgrund der besonderen Art der Auftragsvergabe nicht mit allgemein verfügbaren oder verbreiteten Geräten und Programmen der Informations- und Kommunikationstechnologie (IKT) kompatibel sind. Diese IKT-Kompatibilität fehlt dann, wenn nicht jeder Bürger und jedes Unternehmen über die in privaten Haushalten oder in Unternehmen üblicherweise verwendeten Geräte und Programme der Informations- und Kommunikationstechnologie verfügt, die zur Einreichung der Angebote erforderlich sind.

 

Spezielle Dateiformate. Der Auftraggeber muss keine elektronische Einreichung von Angeboten verlangen, wenn die zur Einreichung von Angeboten erforderlichen elektronischen Mittel Dateiformate zur Beschreibung der Angebote verwenden, die nicht mit allgemein verfügbaren oder verbreiteten Programmen verarbeitet werden können, oder Dateiformate, die durch andere als kostenlose und allgemein verfügbare Lizenzen geschützt sind.

 

Nicht verfügbare Bürogeräte. Der Auftraggeber ist nicht verpflichtet, die Einreichung von Angeboten mithilfe elektronischer Mittel zu verlangen, wenn die zur Einreichung von Angeboten erforderlichen elektronischen Mittel die Verwendung von Bürogeräten voraussetzen, die dem Auftraggeber nicht allgemein zur Verfügung stehen. Davon sind beispielsweise Großformatdrucker oder so genannte Plotter umfasst.

 

Physische oder maßstabsgetreue Modelle. Der Auftraggeber ist auch dann nicht verpflichtet, die elektronische Einreichung von Angeboten zu fordern, wenn mit dem Angebot zugleich physische oder maßstabsgetreue Modelle einzureichen sind, die nicht elektronisch übermittelt werden können. Er kann die Modelle auch auf anderem, zum Beispiel auf postalischem Wege, einreichen lassen. Hinsichtlich der übrigen Angebotsbestandteile ist er jedoch grundsätzlich – nach Ablauf der Übergangsfristen – verpflichtet, von den Unternehmen die Einreichung mithilfe elektronischer Mittel zu fordern.

 

Sicherheitsbedingte Ausnahmen bei der Übermittlung von Angeboten

Der Auftraggeber kann festlegen, dass Angebote mithilfe anderer als elektronischer Mittel einzureichen sind, wenn sie besonders schutzwürdige Daten enthalten, die bei Verwendung allgemein verfügbarer oder alternativer elektronischer Mittel nicht angemessen geschützt werden können, oder wenn die Sicherheit der elektronischen Mittel nicht gewährleistet werden kann. Der Auftraggeber gibt im Vergabevermerk die Gründe an, warum er die Einreichung der Angebote mithilfe anderer als elektronischer Mittel für erforderlich hält.

Die Verwendung ausschließlich anderer als elektronischer Mittel ist auf die Angebotsbestandteile beschränkt, für die die Verwendung elektronischer Mittel nicht verlangt wird.

Diese Regelung gilt ausdrücklich nur für Angebote, nicht für Interessensbekundungen, Interessensbestätigungen und Teilnahmeanträge.